10 tính năng của tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

Như chúng ta đã thấy, thời kỳ của điện thoại cố định đã qua, và điều làm nên sự khác biệt hiện nay chính là tính linh hoạt và hiệu quả mà hệ thống tổng đài ảo mang lại. Hãy hình dung bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả cuộc gọi của công ty từ bất kỳ đâu, với các tính năng tiên tiến giúp tối ưu hóa năng suất mà không gặp phải sự gián đoạn nào. Đó chính là những gì tổng đài ảo mang lại. Dưới đây là 10 tính năng thiết yếu của tổng đài ảo giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ hơn.

Tổng đài ảo là gì và nó hoạt động như thế nào?

Bạn có thể tìm thấy định nghĩa về khái niệm này trên nhiều trang web, nhưng chúng ta hãy tóm tắt lại một lần nữa. Tổng đài ảo (Cloud PBX) là hệ thống điện thoại được lưu trữ trên máy chủ trực tuyến thay vì trên cơ sở hạ tầng vật lý.

Điều này cho phép quản lý các cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối internet, mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, việc triển khai của nó đơn giản hơn nhiều so với tổng đài truyền thống, vì nó không yêu cầu phần cứng cụ thể và thích ứng với sự phát triển của công ty mà không có sự phức tạp.

Nó hoạt động thông qua công nghệ VoIP (Giao thức thoại qua Internet), nghĩa là các cuộc gọi được truyền qua internet thay vì đường dây điện thoại thông thường. Đây là cách giúp giảm đáng kể chi phí và cho phép di chuyển nhiều hơn, vì nhân viên có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, cho dù họ đang ở văn phòng, ở nhà hay đang đi du lịch.

Các tính năng của tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả

Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài ảo là khả năng quản lý số ảo từ bất kỳ quốc gia nào, cho phép doanh nghiệp hoạt động không biên giới. Bằng cách kết nối những số này với tổng đài điện thoại, bạn không chỉ có thể nhận và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu trên thế giới mà còn có thể truy cập các công cụ tiên tiến giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

1. IVR (Interactive Voice Response)

Tính năng IVR của tổng đài ảo hướng dẫn khách hàng thông qua menu tương tác để liên hệ đúng phòng ban mà không mất thời gian. Bạn có thể tùy chỉnh nó bằng tin nhắn chào mừng và các tùy chọn cụ thể cho từng phòng ban. Điều này hợp lý hóa giao tiếp và ngăn khách hàng phải lặp lại vấn đề của họ với nhiều nhân viên trước khi nhận được câu trả lời.

2. Call forwarding và call transfer

Không bao giờ bỏ lỡ một khách hàng nào. Tổng đài ảo cho phép bạn chuyển cuộc gọi đến các máy nhánh khác hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các số điện thoại khác. Nếu một nhân viên không có mặt, cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến nhân viên có sẵn tiếp theo hoặc đến hộp thư thoại được cá nhân hóa.

Điều này đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào không được trả lời, cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Hệ thống chuyển tiếp cũng tạo điều kiện cho sự cộng tác nội bộ, vì một nhân viên có thể chuyển cuộc gọi đến một đồng nghiệp với thông tin của khách hàng có sẵn.

3. Ghi âm cuộc gọi

Bảo mật và kiểm soát. Tất cả các cuộc gọi có thể được ghi âm và lưu trữ trên đám mây, đây là chìa khóa để cải thiện dịch vụ khách hàng, đào tạo nhân viên hoặc tuân thủ các quy định pháp lý.

Bạn có thể truy cập lịch sử cuộc gọi bất cứ lúc nào và xem lại các tương tác quan trọng. Ngoài ra, ghi âm cuộc gọi là một công cụ quan trọng để phân tích hiệu suất. Nó cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện, phát hiện các vấn đề thường gặp và đào tạo nhân viên bằng các ví dụ thực tế. Điều này cuối cùng dẫn đến dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn.

4. Tích hợp với CRM và các công cụ khác

Một trong những lợi ích lớn nhất của tổng đài ảo là khả năng tích hợp với CRM hoặc các công cụ quản lý khác như ERP.

Điều này có nghĩa là mỗi khi khách hàng gọi điện, các nhân viên có thể xem lịch sử, ghi chú và thông tin chi tiết của họ mà không cần phải tìm kiếm qua các nền tảng khác nhau. Tích hợp với CRM tối ưu hóa việc quản lý khách hàng, cho phép tương tác được cá nhân hóa hơn.

5. Phân tích và báo cáo

Bạn muốn biết doanh nghiệp của mình nhận được bao nhiêu cuộc gọi mỗi ngày? Mỗi tổng đài viên mất bao lâu để trả lời? Với các báo cáo chi tiết từ tổng đài ảo, bạn có thể phân tích dữ liệu theo thời gian thực, đo lường hiệu suất của nhóm và đưa ra quyết định sáng suốt để cải thiện dịch vụ. Điều này giúp bạn xác định các cuộc gọi tăng đột biến và điều chỉnh giờ làm việc cho phù hợp.

6. Quản lý hàng đợi cuộc gọi

Tổ chức quy trình làm việc của bạn. Ngăn chặn khách hàng chờ đợi quá lâu bằng cách tổ chức các cuộc gọi vào hàng đợi. Tính năng này làm giảm sự thất vọng của khách hàng. Ngoài ra, quản lý hàng đợi cho phép bạn ưu tiên các cuộc gọi dựa trên mức độ khẩn cấp, chỉ định chúng cho các tổng đài viên cụ thể hoặc phân phối chúng đều để tránh quá tải khối lượng công việc.

7. Cài đặt lịch trình

Bạn không thể luôn nhận cuộc gọi vào bất kỳ lúc nào, nhưng với các quy tắc định tuyến, bạn có thể xác định giờ làm việc, chuyển hướng cuộc gọi đến các thiết bị khác nhau tùy theo thời gian trong ngày và đảm bảo trải nghiệm có tổ chức hơn cho khách hàng.

8. Thư thoại

Nếu khách hàng gọi ngoài giờ làm việc hoặc khi tất cả các nhân viên đều bận, thư thoại cho phép họ để lại tin nhắn. Những tin nhắn này có thể được tự động gửi đến email hoặc được phiên âm để quản lý dễ dàng hơn.

9. Nhận dạng giọng nói

Nhận dạng giọng nói chuyển đổi các cuộc trò chuyện qua điện thoại thành văn bản, cho phép quản lý thông tin hiệu quả hơn. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhóm dịch vụ khách hàng, vì nó cho phép bạn tìm kiếm và truy xuất các chi tiết quan trọng mà không cần phải nghe toàn bộ bản ghi âm, chẳng hạn như xác định các mẫu trong cuộc trò chuyện, đảm bảo các chính sách của công ty đang được tuân thủ và xác định xem dịch vụ chất lượng có được cung cấp hay không. Nó cũng giúp giải quyết các xung đột tiềm ẩn trong các cuộc trò chuyện với khách hàng.

10. Tiện ích mở rộng tổng đài ảo

Tiện ích mở rộng cho phép các đại lý giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng. Mỗi người dùng có số tiện ích mở rộng riêng để gọi trực tiếp hoặc có thể chỉ định tiện ích mở rộng cho các phòng ban khác nhau để tự động định tuyến cuộc gọi đến nhóm thích hợp.

Địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín cho doanh nghiệp

NTO là một trong những địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín hàng đầu cho doanh nghiệp, mang đến giải pháp viễn thông tối ưu giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Với hệ thống tổng đài ảo hiện đại, tính linh hoạt cao và chi phí hợp lý, NTO hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cuộc gọi hiệu quả từ mọi địa điểm, đồng thời cung cấp các tính năng tiên tiến như chuyển cuộc gọi, ghi âm, và phân tích dữ liệu cuộc gọi.

Đặc biệt, NTO cam kết mang lại dịch vụ ổn định, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao tiếp và phát triển bền vững.