Trong thời đại số hóa, lắp đặt tổng đài ảo đang trở thành xu hướng phổ biến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất liên lạc với khách hàng. Tổng đài ảo không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại sự linh hoạt trong vận hành, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Vậy tổng đài ảo là gì? Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn tổng đài ảo thay vì tổng đài truyền thống? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là dịch vụ nghe – thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất.
Lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp giúp:
- Giảm tối đa chi phí vận hành của doanh nghiệp
- Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng
- Tiết kiệm thời gian vận hành
So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
| Tiêu chí | Tổng đài ảo | Tổng đài truyền thống |
| Chi phí | Thấp, không cần đầu tư phần cứng | Cao, phải mua thiết bị |
| Linh hoạt | Dễ dàng mở rộng, di chuyển | Cố định, khó mở rộng |
| Tích hợp công nghệ | Tích hợp AI, CRM | Không hỗ trợ tích hợp |
Rõ ràng, lắp đặt tổng đài ảo có nhiều lợi thế hơn về chi phí, linh hoạt và khả năng tích hợp công nghệ.
Lợi ích của khách hàng khi lắp đặt tổng đài ảo tại NTO
Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp là xương sống của nền kinh tế của mỗi một quốc gia. Và đó là lý do tại sao việc có hệ thống điện thoại ảo tốt nhất cho doanh nghiệp là rất quan trọng. Chỉ trong một phút, bạn có thể dễ dàng đăng nhập vào hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Dữ liệu của hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp được lưu trữ trên đám mây. Vì vậy doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà không cần phải chi tiền để bảo trì hoặc nâng cấp hàng năm.
Khi lắp đặt tổng đài ảo tại NTO, quý doanh nghiệp sẽ được:
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Nhóm hỗ trợ khách hàng của chúng tôi làm việc 7 ngày một tuần, có thể hỗ trợ quý khách hàng bất cứ lúc nào.
- Các tính năng hiện đại: Gửi fax trực tuyến, định tuyến cuộc gọi nâng cao, hội nghị, v.v.
- Thiết bị đầu cuối đa dạng: Ứng dụng softphone kết nối tất cả các thiết bị một cách dễ dàng.
- Giá hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp: Chọn số lượng người dùng và gói thanh toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Bảng báo giá chi phí lắp đặt tổng đài ảo tại NTO
NTO cung cấp 6 gói lắp đặt tổng đài ảo phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Hãy tham khảo giá bên dưới bảng này hoặc truy cập vào website để xem chi tiết:
Gói Start
Giá tham khảo: 100,000đ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 1 số máy nhánh
- 1 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Gói Base
Giá tham khảo: 49,000đ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 5 số máy nhánh
- 5 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Gói Grow
Giá tham khảo: 39.900đ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 10 số máy nhánh
- 10 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Gói Pro
Giá tham khảo: 32.900đ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 30 số máy nhánh
- 30 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Gói VIP
Giá tham khảo: 29.000đ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 50 số máy nhánh
- 50 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Gói Super
Giá tham khảo: Liên hệ/ người dùng
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- Trên 50 số máy nhánh
- Trên 50 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động ( 1 kịch bản)
Các bước để lắp đặt tổng đài ảo tại NTO
Một hệ thống lắp đặt tổng đài ảo hoàn chỉnh gồm có 3 phần: đầu số, tổng đài ảo và thiết bị đầu cuối.
Chọn đầu số
Để một tổng đài có thể nghe hoặc gọi được thì yếu tố đầu tiên là phải có đầu số điện thoại để tích hợp vào tổng đài.
Hiện tại có 3 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài.
- Đầu số 1900: Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.
- Đầu số 1800: Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.
- Đầu số cố định: thường được các công ty làm số đại diện cho doanh nghiệp.
Thuê tổng đài
Trước khi thuê tổng đài ảo hãy xác định 3 mục sau:
- Số lượng nhân viên sử dụng tổng đài là bao nhiêu?
- Có sử dụng API kết nối tổng đài với CRM, ERP không ?
- Chọn theo bảng giá tổng đài ảo để lựa chọn gói tổng đài phù hợp
Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.
- Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.
- Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.
- Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center.
- Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.
Các yếu tố nào ảnh hưởng đến giá của dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo?
Số lượng người dùng
Các nhà cung cấp giải pháp lắp đặt tổng đài ảo thường chia những gói dựa trên số lượng người dùng (Users). Thông thường bạn sẽ bắt gặp những gói như 5 users, 10 users, 15 users… Chính vì vậy, việc thiết lập số lượng người dùng trước khi bạn nghiên cứu những vấn đề khác là điều được ưu tiên hàng đầu.
Tuy nhiên bạn cũng đừng quá lo lắng khi tính toán sai hoặc cảm thấy phải cần nhiều người dùng hơn trong tương lai, bởi vì phần lớn các giải pháp lắp đặt tổng đài ảo đều dễ dàng mở rộng quy mô dựa trên nhu cầu của bạn.
Các tính năng trong hệ thống
Một yếu tố cũng khá quan trọng ảnh hưởng đến chi phí của dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo đó chính là các tính năng có trong hệ thống. Ngoại trừ các tính năng cơ bản của hệ thống cần phải có, các nhà cung cấp khác nhau thường có những giải pháp, tính năng khác nhau. Chính vì vậy bạn cần xác định kỹ nhu cầu và yêu cầu của mình để chọn lựa công cụ phù hợp cho mình.
Chi phí bổ sung
Trong quá trình tìm hiểu, bạn sẽ bắt gặp những chi phí bổ sung dựa vào nhu cầu như cần tăng thời gian lưu file ghi âm, tăng dung lượng lưu trữ hay đấu nối API… Chính vì vậy bạn nên tìm hiểu kỹ về nhu cầu của Doanh nghiệp mình để có những lựa chọn phù hợp khi lắp đặt tổng đài ảo.
Phương thức thanh toán
Chúng ta sẽ bắt gặp những cách thanh toán khác nhau như thanh toán hàng tháng, thanh toán theo quý, thanh toán theo năm… thông thường phương thức càng dài thì chi phí sẽ có phần ưu đãi hơn. Đây cũng là một điều bạn cần lưu ý khi triển khai hệ thống lắp đặt tổng đài cho mình.
Dịch vụ hỗ trợ
Đây cũng là một trong những lý do ảnh hưởng đến chi phí khi triển khai hệ thống lắp đặt tổng đài ảo cho Doanh nghiệp. Nhiều đơn vị có chi phí khá thấp, tuy nhiên họ không có những dịch vụ hỗ trợ đi kèm như bảo trì, hỗ trợ sự cố 24/7, cấu hình theo nhu cầu thay đổi của Doanh nghiệp… hoặc nếu sẽ bổ sung các chi phí này nếu bạn có nhu cầu.
Chính vì vậy, khi lựa chọn đơn vị cung cấp, bạn cũng cần lưu ý thật rõ điều này nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động một cách ổn định và không phát sinh thêm những chi phí phụ không cần thiết.
Việc lắp đặt tổng đài ảo là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài ảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay NTO để được tư vấn chi tiết!
📞 Hotline: 1900252388
🌐 Website: ngocthien.one
