Tính năng ghi âm của tổng đài ảo đang trở thành giải pháp không thể thiếu trong chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng của doanh nghiệp thời đại số. Công cụ này không chỉ giúp kiểm soát chất lượng cuộc gọi mà còn là nền tảng để cải thiện quy trình CSKH, đào tạo nhân viên hiệu quả hơn và đảm bảo dịch vụ được duy trì một cách chuyên nghiệp, nhất quán.
Tính năng ghi âm của tổng đài ảo là gì?
Tính năng ghi âm của tổng đài ảo (ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo) là chức năng tự động ghi lại toàn bộ nội dung cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng, sau đó lưu trữ trên hệ thống đám mây hoặc máy chủ riêng. Các bản ghi âm này có thể được truy xuất nhanh chóng, dễ dàng để phục vụ cho việc kiểm tra, đánh giá và đào tạo.
Vì sao cần tính năng ghi âm cuộc gọi từ tổng đài?
Khi nhắc về tính năng ghi âm cuộc gọi, chúng ta thường suy nghĩ đơn giản là để nghe lại ghi âm khi cần thiết, tuy nhiên, đằng sau đó lại là cả một chiến lược kinh doanh quan trọng với nhiều ưu thế nổi trội giúp doanh nghiệp có thể:
- Đảm bảo tính minh bạch trong giao tiếp: Khi mọi thông tin tương tác giữa nhân viên với khách hàng đều được lưu trữ chính xác, minh bạch. Doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý nếu có tranh chấp, khiếu nại từ những bằng chứng cụ thể, mang tính công bằng, khách quan, góp phần giảm thiểu những xung đột không đáng có.
- Tối ưu hóa quy trình đào tạo: Nhờ dữ liệu thực tế được lưu trữ bởi tính năng ghi âm của tổng đài ảo mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được năng lực của từng nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu trong kỹ năng giao tiếp, từ đó có phương pháp đào tạo đội ngũ đúng cách để cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng.
- Phân tích hành vi khách hàng: Việc cung cấp các dữ liệu phản hồi của khách hàng từ tính năng ghi âm của tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện dễ dàng hơn về xu hướng tiêu dùng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
Vai trò tính năng ghi âm của tổng đài ảo
Với tính năng ghi âm của tổng đài ảo, mọi cuộc gọi đến, cuộc gọi đi hay các cuộc gọi nội bộ đều được ghi âm tự động nên không cần sự can thiệp thủ công của người dùng.
Chưa kể đến, thời gian lưu trữ kéo dài có thể dễ dàng tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về nhu cầu lưu trữ mở rộng.
Đặc biệt, hệ thống giúp doanh nghiệp có thể tùy chọn việc loại trừ ghi âm cho các máy nhánh đặc biệt, ví dụ như các máy nhánh của quản lý, lãnh đạo, nơi yêu cầu tính bảo mật cao và không cần lưu lại cuộc gọi.
Thêm một ưu thế của tính năng ghi âm của tổng đài ảo chính là việc không giới hạn số lượng cũng như thời lượng cuộc gọi nên đảm bảo toàn bộ các cuộc gọi đều được lưu trữ đầy đủ mà không bị gián đoạn hay ngắt quãng.
Lợi ích tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo
Từ vai trò mà tính năng ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo có thể mang lại nói trên, việc ứng dụng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
Về chất lượng dịch vụ khách hàng
Đây cũng là một trong những lợi ích lớn nhất từ tính năng ghi âm của tổng đài ảo, cụ thể, thông qua ghi âm, doanh nghiệp có thể:
- Giám sát chất lượng cuộc gọi: Điều này sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng đánh giá quá trình tương tác của nhân viên với khách hàng cũng như phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời.
- Phân tích nhu cầu khách hàng: Thông qua các cuộc gọi ghi âm, mọi mong muốn, nhu cầu của khách hàng sẽ được doanh nghiệp nắm bắt chính xác hơn để từ đó mang đến giải pháp phù hợp, góp phần nâng cao trải nghiệm của họ.
- Tạo quy chuẩn chăm sóc khách hàng: Từ những mẫu ghi âm cuộc gọi, doanh nghiệp có thể tận dụng để thiết lập tiêu chuẩn trong tương tác để tạo sự đồng nhất và đồng bộ trong phong cách làm việc.
Về quản lý, giám sát hoạt động nội bộ
Ngoài hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tính năng ghi âm từ tổng đài ảo còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý, giám sát các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp thông qua việc:
- Đánh giá hiệu suất công việc: Bằng cách sử dụng ghi âm để theo dõi, đưa ra những nhận xét, đánh giá chính xác về hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có những phương pháp cải thiện tốt hơn.
- Xác định điểm yếu trong quy trình: Khi phân tích các cuộc gọi từ tính năng ghi âm của tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ ràng các khía cạnh cần được cải tiến, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất trong quy trình nội bộ.
- Giám sát từ xa: Điều này vô cùng hữu ích đối với doanh nghiệp có đội ngũ hay chi nhánh làm việc từ xa. Với tính năng ghi âm của tổng đài ảo, việc giám sát nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ quy trình chung của mọi nhân viên.
Tham khảo thêm: Các gói dịch vụ và bảng giá tổng đài ảo
Lợi ích lâu dài khi lưu trữ ghi âm cuộc gọi trên nền tảng đám mây
Đây cũng là lý do tính năng ghi âm của tổng đài ảo luôn là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, cụ thể, những lợi ích vượt trội như:
- Khả năng truy cập linh hoạt: Doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm, giúp tăng tính linh động trong quá trình quản lý và xử lý thông tin.
- Tiết kiệm chi phí: So với việc lưu trữ trên các thiết bị vật lý, ghi âm trên nền tảng đám mây vừa là giải pháp tiết kiệm chi phí đầu tư vừa giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu do lỗi phần cứng.
- Bảo mật cao: Các nền tảng đám mây thường cung cấp cơ chế bảo mật tiên tiến với mã hóa dữ liệu, do đó mà mọi thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp đều được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Kết luận
Với những thông tin trên, có thể thấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài ảo là giải pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại có thể tạo lợi thế cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính năng ghi âm của tổng đài ảo có thể phát huy hết lợi thế của mình, mang lại hiệu quả tối đa, doanh nghiệp hãy chú ý về các yếu tố mở rộng, tính năng bảo mật cùng đa tính năng và dễ sử dụng nhé. Để đáp ứng yếu tố này và triển khai với chi phí tốt nhất, hãy liên hệ với 👉 NTO 1900252388 ngay hôm nay nhé.
Đảm bảo với một giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính năng ghi âm của tổng đài ảo mà NTO cung cấp sẽ là công cụ lý tưởng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen cũng như khai thác tối đa tính năng của hệ thống.
