Zoom Webinar Backstage là một khu vực riêng hoạt động trước, trong và sau buổi webinar, dành cho host (người chủ trì), co-host (đồng chủ trì) và panelist (người tham gia chính) khi họ không trực tiếp thuyết trình. Panelist có thể vào khu vực hậu trường (backstage hay “green room”) trước khi webinar bắt đầu và thậm chí có thể ra vào nhiều lần trong suốt phiên.

Khi ở backstage, panelist vẫn có thể xem và nghe phiên webinar đang diễn ra, giúp họ theo dõi nội dung và biết khi nào đến lượt mình tham gia trở lại. Điều này cũng hữu ích cho người điều phối webinar hoặc trợ lý kỹ thuật — những người muốn ở ngoài màn hình nhưng vẫn cần quyền truy cập của panelist vào các tính năng như chat, thăm dò (polling) và Hỏi & Đáp (Q&A).

Khi webinar kết thúc, host có thể kết thúc phiên cho toàn bộ người tham dự, đồng thời giữ lại các panelist để trao đổi nhanh hoặc thảo luận hậu kỳ.

Đối với người tham dự webinar, họ sẽ không thể nhìn thấy hoặc nghe được các panelist đang ở backstage. Nếu không có panelist nào trong webinar, người tham dự sẽ thấy thông báo “Host will be right back”. Trong quá trình diễn ra webinar, người tham dự có thể được nâng cấp thành panelist. Khi nâng cấp, host có thể chọn để họ bắt đầu tại khu vực backstage hoặc tham gia trực tiếp vào webinar.

Tính năng này tương tự như Webinar Practice Session, nhưng Practice Session chỉ khả dụng như một khu vực chuẩn bị trước khi webinar được phát trực tiếp và không thể quay lại sau khi phiên đã bắt đầu.

Trước khi sử dụng tính năng này trong webinar, hãy đảm bảo rằng nó đã được bật cho tài khoản của bạn và các webinar đã được lên lịch.

Yêu cầu để sử dụng Webinar Backstage

Webinar phải được lên lịch với tính năng Webinar Backstage được bật.
Lưu ý: Để bật và sử dụng Zoom Webinar Backstage, bạn phải có giấy phép Zoom Events/ Webinars Plus (giấy phép Zoom Events Unlimited hoặc giấy phép Zoom Events Pay Per Attendee; hoặc giấy phép Zoom Webinars Plus Unlimited hoặc Zoom Webinars Plus Pay Per Attendee). Xin lưu ý rằng người dùng được cấp phép Trả tiền cho mỗi người tham dự (PPA) chỉ có thể sử dụng tính năng này trong Zoom Webinars Plus và Zoom Events. PPA không cho phép người dùng sử dụng tính năng này trên cổng thông tin web Zoom – họ chỉ có thể sử dụng tính năng này trên cổng thông tin Zoom Events.
Ứng dụng Zoom dành cho máy tính để bàn dành cho Windows, macOS hoặc Linux: Phiên bản tối thiểu toàn cầu trở lên
Ứng dụng di động Zoom dành cho Android hoặc iOS: Phiên bản toàn cầu tối thiểu hoặc cao hơn
Zoom Rooms dành cho Windows, macOS, Thiết bị gia dụng hoặc iPad: phiên bản 6.0.0 trở lên

Ghi chú:

Những người tham gia từ trình duyệt web sẽ không thể sử dụng Zoom Webinar Backstage. Thay vào đó, khi tham gia hội thảo, họ sẽ vẫn ở trong khu vực Hội thảo trực tuyến.
Những người tham gia từ thiết bị H.323/SIP có thể sử dụng Zoom Webinar Backstage. Tuy nhiên, họ không thể bật tiếng hội thảo trực tiếp để nghe âm thanh hội thảo khi ở hậu trường.

Hạn chế khi sử dụng Zoom Webinar Backstage

Khi ở backstage, host và panelist có thể:

Truy cập webinar chat (chỉ backstage),
Xem và trả lời Q&A từ phiên live,
Share Screen (chỉ hiển thị cho những người trong backstage),
Sử dụng Marketplace Apps.

Host và co-host có thể di chuyển panelist ra hoặc vào backstage, bất kể panelist đang ở khu vực nào.

Không thể thực hiện các tác vụ sau từ khu vực backstage:

Bắt đầu ghi hình (recording),
Chat với người tham dự,
Spotlight panelist trong live webinar.

Để dùng các chức năng này, host/co-host/panelist phải đang ở khu vực live webinar.

Hướng dẫn cách sử dụng Zoom Webinar Backstage

Cách sử dụng Zoom Webinar Backstage trên Windows | macOS | Linux

Khi tham gia hội thảo trực tuyến với Backstage được bật, các diễn giả sẽ tự động tham gia khu vực hậu trường, bất kể hội thảo có mở cửa cho người tham dự hay không. Điều này giúp tránh tình trạng người tham dự đến muộn xuất hiện trước mặt người tham dự trước khi họ sẵn sàng.

Khi ở khu vực hậu trường, màn hình được chia theo chiều ngang, với hội thảo trực tiếp ở trên và mọi người ở khu vực hậu trường ở dưới. Tỷ lệ không gian mỗi khu vực chiếm trong cửa sổ cuộc họp có thể được điều chỉnh bằng cách nhấp và kéo thanh trượt giữa hai khu vực. Trước khi hội thảo trực tuyến chính thức bắt đầu, khu vực dành cho hội thảo trực tuyến sẽ hiển thị hình ảnh OFF AIR rõ nét, để cho thấy chưa có người tham dự nào đang xem hội thảo.

Lưu ý: Khi sử dụng chế độ màn hình kép, một màn hình sẽ hiển thị chế độ xem hậu trường tiêu chuẩn, trong khi màn hình còn lại dành riêng cho chế độ xem hội thảo trực tiếp trên web.

Cũng như Practice Session, host cần nhấn Start Webinar khi sẵn sàng cho phép người tham dự tham gia và bắt đầu xem nội dung. Zoom khuyến nghị nên có ít nhất một panelist ở khu vực live webinar trước khi bắt đầu, nếu không người tham dự sẽ thấy thông báo The host will be right back. Tất cả panelist, dù đang ở live hay backstage, đều sẽ nhận thông báo rằng webinar đã bắt đầu.

Di chuyển giữa live webinar (hội thảo trực tuyến) và backstage (khu vực hậu trường)

Là người chủ trì hoặc người tham gia chính, bạn có thể tự do chuyển đổi giữa hai khu vực ngay cả khi webinar đang diễn ra.

Lưu ý: Người chủ trì có thể tắt quyền di chuyển tự do của người tham gia chính, khi đó người tham gia chính cần thông báo cho Người chủ trì hoặc đồng chủ trì để được di chuyển. Nếu bạn cố gắng chuyển nhưng không được phép, một thông báo sẽ hiện ra.

Để chuyển sang hội thảo trực tuyến và hiển thị cho những người tham dự hội thảo:

Trên thanh công cụ cuộc họp, nhấp vào nút Hội thảo trực tuyến [Webinar] và sau đó xác nhận bằng cách nhấp vào Đi đến Hội thảo trực tuyến [Go to Webinar].
Bạn sẽ ngay lập tức được chuyển đến khu vực hội thảo trực tuyến trực tiếp.

Để di chuyển vào khu vực hậu trường và tiếp tục xem hội thảo trực tuyến:

Trên thanh công cụ cuộc họp, nhấp vào nút Backstage rồi xác nhận bằng cách nhấp vào Go Backstage. Bạn sẽ được chuyển ngay đến khu vực hậu trường.

Di chuyển những người tham gia giữa các khu vực với tư cách là người chủ trì hoặc đồng chủ trì

Host và co-host có thể di chuyển một panelist, nhiều panelist, hoặc toàn bộ panelist giữa hai khu vực. Nếu panelist được chuyển vào live webinar, họ sẽ có một đồng hồ đếm ngược 5 giây trước khi xuất hiện.

Host cũng có thể tắt quyền tự chuyển khu vực của panelist nếu muốn chủ động kiểm soát thời điểm panelist xuất hiện.

Ghi chú:

Panelist dùng phiên bản Zoom cũ hơn mức yêu cầu sẽ bị yêu cầu cập nhật.
Người tham dự khi được thăng cấp thành panelist cũng sẽ phải cập nhật nếu cần.

Ngăn chặn người tham gia di chuyển giữa các khu vực

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy nhấp vào Người tham gia [Participants] .
Ở đầu bảng người tham gia, hãy nhấp vào tab Người tham gia [Panelists].
Ở cuối bảng điều khiển người tham gia, nhấp vào Thêm [More] và, trong mục Cho phép Người tham gia [Allow Panelists to], chọn Di chuyển giữa Hội thảo trên web và Hậu trường [Move between Webinar and Backstage].
Dấu kiểm bên trái tùy chọn cho biết tùy chọn được bật hay tắt.
Lưu ý: Theo mặc định, tính năng cho phép người tham gia di chuyển giữa hội thảo trên web và hậu trường được bật.

Khi xem danh sách Người tham gia trong bảng Người tham gia, những người tham gia sẽ được phân chia theo vị trí hiện tại của họ, trong phần Hội thảo trên web hoặc phần Hậu trường của danh sách.

Di chuyển một người tham gia thảo luận riêng lẻ

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy nhấp vào Người tham gia [Participants] .
Ở đầu bảng người tham gia, hãy nhấp vào tab Panelists.
Di con trỏ đến tên người tham gia và nhấp vào nút .
Nhấp vào Move to Backstage hoặc Move to Webinar, tùy thuộc vào khu vực họ đang ở.

Di chuyển nhiều người tham gia cùng một lúc

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy nhấp vào Người tham gia [Participants] .
Ở đầu bảng người tham gia, hãy nhấp vào tab Panelists.
Để di chuyển người tham gia từ:
1. …Hội thảo trực tuyến đến Backstage, nhấp vào nút bên cạnh bên phải của phần Hội thảo trực tuyến.
2. …từ Backstage đến Webinar, hãy nhấp vào nút bên cạnh bên phải của phần Backstage.
Nhấp vào Chọn người tham gia…[Select Panelists…] để chọn người tham gia mà bạn muốn di chuyển.
Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi thành viên tham gia để chọn di chuyển. Nếu có 8 thành viên tham gia trở lên để lựa chọn, thanh tìm kiếm sẽ xuất hiện để giúp bạn tìm kiếm thành viên tham gia cụ thể dễ dàng hơn.
Nhấp vào Di chuyển [Move] để xác nhận lựa chọn và di chuyển các thành viên tham gia.
Lưu ý: Lưu ý, nếu di chuyển các thành viên tham gia từ Backstage sang hội thảo trực tuyến, mỗi thành viên sẽ có 5 giây đếm ngược trước khi được di chuyển. Không có thời gian đếm ngược để di chuyển đến Backstage.

Di chuyển tất cả những người tham gia vào một khu vực

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy nhấp vào Người tham gia [Participants] .
Ở đầu bảng người tham gia, hãy nhấp vào tab Panelists
Để di chuyển người tham gia từ:
1. …Hội thảo trực tuyến đến Backstage, nhấp vào nút bên cạnh bên phải của phần Hội thảo trực tuyến.
2. …từ Backstage đến Webinar, hãy nhấp vào nút bên cạnh bên phải của phần Backstage.
Nhấp vào Di chuyển tất cả đến Hội thảo trên web [Move all to Webinar] hoặc Di chuyển tất cả đến Backstage [Move all to Backstage] để di chuyển tất cả những người tham gia hiện đang ở trong khu vực đó.
(Tùy chọn) Chọn hộp kiểm bên cạnh “Bao gồm bản thân tôi” [Include myself] để được di chuyển cùng với những người tham gia khác. Tùy chọn này chỉ xuất hiện nếu bạn ở cùng khu vực với những người tham gia mà bạn đang di chuyển.
Nhấp vào Di chuyển Tất cả [Move All] để xác nhận và di chuyển các thành viên tham gia.
Lưu ý: Lưu ý, nếu di chuyển các thành viên tham gia từ Backstage sang hội thảo trực tuyến, mỗi thành viên sẽ có 5 giây đếm ngược trước khi được di chuyển. Không có thời gian đếm ngược để di chuyển đến Backstage.

Kiểm soát âm lượng và phụ đề trong Backstage

Kiểm soát âm lượng của âm thanh từ hội thảo trực tuyến

Khi ở chế độ Backstage, panelist có thể xem nguồn cấp dữ liệu video trực tiếp và nội dung được chia sẻ từ hội thảo trực tuyến, mặc dù âm thanh từ hội thảo trực tuyến bị tắt tiếng theo mặc định. Mỗi panelist có thể bật tiếng và điều chỉnh âm lượng tùy ý. Điều này có thể hữu ích để biết khi nào đến lượt mình thuyết trình trong hội thảo trực tuyến, bắt đầu bỏ phiếu hoặc khi nào cần hỗ trợ khác.

Trong phần hội thảo trực tuyến của cửa sổ video, hãy di con trỏ lên nút âm lượng đã tắt . Thanh trượt âm lượng sẽ xuất hiện.
Nhấp và kéo thanh trượt âm lượng tùy theo nhu cầu để tăng hoặc giảm âm lượng.
(Tùy chọn) Nhấp trực tiếp vào nút âm lượng để nhanh chóng tắt hoặc bật tiếng âm thanh từ hội thảo trực tuyến.

Bật phụ đề ẩn trên video từ hội thảo trực tuyến

Nếu phụ đề được bật trong hội thảo trực tuyến, các panelist có thể bật phụ đề ở khu vực hậu trường. Điều này hữu ích nếu bạn cần theo dõi nội dung đang được thảo luận nhưng vẫn đang trò chuyện với các panelist khác ở hậu trường.

Trong phần hội thảo trực tiếp của cửa sổ video, hãy nhấp vào nút phụ đề để hiển thị hoặc ẩn phụ đề.

Kết thúc hội thảo trực tuyến chỉ dành cho người tham dự

Khi hết thời gian dự kiến, host có thể kết thúc hội thảo trực tuyến cho tất cả người tham dự, đồng thời giữ lại các diễn giả để thảo luận hoặc tóm tắt nội dung. Để kết thúc hội thảo trực tuyến chỉ dành cho người tham dự:

Trên thanh công cụ hội thảo trên web, nhấp vào Kết thúc [End].
Nhấp vào “Kết thúc Hội thảo Trực tuyến dành cho Người tham dự” [End Webinar for Attendees] và nhấp lại vào “Kết thúc Hội thảo Trực tuyến dành cho Người tham dự” [End Webinars for Attendees] để xác nhận.
Tất cả người tham dự sẽ được đưa ra khỏi hội thảo trực tuyến như thể hội thảo đã kết thúc, trong khi tất cả các diễn giả vẫn ở lại. Tất cả các diễn giả sẽ được chuyển đến khu vực chung để tham dự buổi họp báo cáo riêng.

Cách sử dụng Zoom Webinar Backstage trên Android | iOS

Khi tham gia một webinar có bật tính năng Backstage, panelist sẽ tự động vào khu vực backstage, dù webinar đã mở cho người tham dự hay chưa. Điều này giúp tránh việc panelist đến muộn xuất hiện trước người tham dự khi họ chưa sẵn sàng.

Khi ở trong backstage, panelist chỉ nhìn thấy video webinar đang phát trực tiếp và nội dung được chia sẻ. Trước khi webinar chính thức bắt đầu, khu vực live webinar sẽ hiển thị hình OFF AIR rõ ràng để cho thấy rằng chưa có người tham dự nào đang xem.

Tương tự như Practice Session, host cần bắt đầu webinar khi họ đã sẵn sàng cho phép người tham dự vào và bắt đầu xem nội dung. Host sẽ nhấn nút Start Webinar ở thanh nhỏ phía trên màn hình, sau đó nhấn Start để xác nhận. Tất cả panelist- dù đang ở khu vực live hay backstage – đều sẽ nhận thông báo rằng webinar đã bắt đầu.

Di chuyển giữa hội thảo trực tuyến và khu vực hậu trường

Với vai trò là host hoặc panelist, bạn có thể tự do di chuyển giữa hai khu vực này, ngay cả khi webinar đã bắt đầu.

Lưu ý: Host có thể tắt quyền tự do di chuyển của panelists giữa các khu vực. Khi đó, bạn sẽ cần liên hệ host hoặc co-host để được chuyển. Một thông báo sẽ xuất hiện nếu bạn cố gắng di chuyển sang khu vực không được phép.

Để chuyển vào webinar đang phát và hiển thị trước người tham dự:

Trên thanh công cụ cuộc họp, chạm vào Thêm [More] rồi chạm vào Đi tới Hội thảo trên web [Go to Webinar] .
Nhấn vào Đi tới Hội thảo trên web [Go to Webinar] để xác nhận.
Bạn sẽ có 5 giây đếm ngược trước khi được chuyển đến hội thảo trên web.

Để di chuyển vào khu vực hậu trường và tiếp tục xem hội thảo trực tuyến:

Trên thanh công cụ cuộc họp, chạm vào Thêm [More] rồi chạm vào Đi tới Backstage [Go to Backstage] .
Nhấn vào Go to Backstage để xác nhận.
Bạn sẽ được chuyển ngay đến khu vực hậu trường.

Di chuyển những người tham gia giữa các khu vực với tư cách là người chủ trì hoặc đồng chủ trì

Host và co-host có thể di chuyển một panelist, một nhóm panelist, hoặc toàn bộ panelist trong một khu vực sang khu vực khác khi cần. Tuy nhiên, nếu di chuyển panelist vào webinar đang phát, họ vẫn sẽ thấy đếm ngược 5 giây trước khi được chuyển. Host cũng có thể tắt quyền tự di chuyển giữa các khu vực của panelist, nếu muốn chính họ hoặc co-host kiểm soát thời điểm di chuyển.

Ghi chú:

Panelist tham gia bằng phiên bản Zoom cũ hơn mức tối thiểu sẽ vào webinar như người tham dự thông thường (attendee), không phải panelist. Host phải thăng cấp họ lên panelist, nhưng không thể chuyển họ vào Backstage. Nếu họ không còn cần thiết trong webinar, host có thể chuyển họ về attendee, cho chờ (hold), hoặc họ có thể rời đi.
Nếu host hoặc co-host thăng cấp một attendee lên panelist và người này dùng phiên bản Zoom đạt yêu cầu, host/co-host có thể chọn thăng cấp họ trực tiếp vào Backstage, thay vì đưa vào webinar đang phát.

Ngăn chặn người tham gia di chuyển giữa các khu vực

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy chạm vào Thêm [More] .
Trong các tùy chọn bổ sung, hãy chạm vào Cài đặt hội thảo trên web [ Webinar Settings] .
Trong phần Cho phép người tham gia [Allow Panelists to], hãy nhấn vào nút chuyển đổi bên cạnh Di chuyển giữa Hội thảo trên web và Hậu trường [Move between Webinar & Backstage].
Lưu ý: Theo mặc định, tính năng cho phép người tham gia di chuyển giữa hội thảo trên web và hậu trường được bật.

Di chuyển một người tham gia thảo luận riêng lẻ

Trong phần điều khiển hội thảo trên web, hãy nhấp vào Người tham gia [Participants] .
Danh sách người tham gia được chia theo vị trí hiện tại của họ, có thể là phần Hội thảo trực tuyến hoặc phần Hậu trường.
Nhấn vào tên người tham gia mà bạn muốn di chuyển.
Chạm vào Di chuyển đến Backstage [Move to Backstage] hoặc Di chuyển đến Webinar [Move to Webinar], tùy thuộc vào khu vực họ đang ở.

Di chuyển nhiều người tham gia cùng một lúc

Trong phần điều khiển hội thảo trực tuyến, chạm vào Người tham gia [Participants] . Danh sách người tham gia được chia theo vị trí hiện tại của họ, có thể là phần Hội thảo trực tuyến [ Webinar] hoặc phần Hậu trường [Backstage].
Ở đầu mỗi phần, chạm vào biểu tượng ba chấm . Để di chuyển người tham gia từ…
1. … Hội thảo trực tuyến [Webinar] đến Hậu trường [Backstage], hãy chạm vào nút bên cạnh bên phải của phần Hội thảo trực tuyến.
2. …từ Backstage đến Webinar, chạm vào nút bên cạnh bên phải của phần Backstage.
Nhấn vào tên của từng thành viên mà bạn muốn di chuyển.
Ở góc trên bên phải của cửa sổ, chạm vào Di chuyển [Move] để xác nhận lựa chọn và di chuyển những người tham gia đó.
Lưu ý: Lưu ý, nếu di chuyển người tham gia từ Backstage sang hội thảo trực tuyến, mỗi người tham gia sẽ có 5 giây đếm ngược trước khi được di chuyển. Không có thời gian đếm ngược để di chuyển đến Backstage.

Di chuyển tất cả những người tham gia vào một khu vực

Chạm vào một trong các tùy chọn sau:
1. Di chuyển tất cả [Move All]: Di chuyển tất cả người tham gia trong khu vực này sang khu vực khác. Nếu bạn cũng ở trong khu vực đó, tùy chọn này sẽ tự loại trừ bạn.
2. Di chuyển tất cả & bao gồm cả tôi [Move all & include myself]: Di chuyển tất cả thành viên tham gia, bao gồm cả bạn, trong khu vực này sang khu vực khác. Tùy chọn này chỉ xuất hiện nếu bạn ở cùng khu vực với những thành viên tham gia mà bạn đang di chuyển.
  Lưu ý: Nếu di chuyển người tham gia từ Backstage sang hội thảo trực tuyến, mỗi người tham gia sẽ có 5 giây đếm ngược trước khi được di chuyển. Không có thời gian đếm ngược khi di chuyển sang Backstage.
3. Trong phần điều khiển hội thảo trực tuyến, chạm vào Người tham gia [Participants] . Danh sách người tham gia được chia theo vị trí hiện tại của họ, có thể là phần Hội thảo trực tuyến [Webinar] hoặc phần Hậu trường [Backstage].
4. Để di chuyển những người tham gia thảo luận từ…
  1. …Hội thảo trực tuyến đến Hậu trường, chạm vào nút bên cạnh bên phải của phần Hội thảo trực tuyến.
  2. …từ Backstage đến Webinar, chạm vào nút bên cạnh bên phải của phần Backstage.
5. Chạm vào Di chuyển tất cả đến Hội thảo trên web [Move all to Webinar] hoặc Di chuyển tất cả đến Backstage [Move all to Backstage], tùy thuộc vào phần bạn đã chọn.

Kiểm soát âm lượng và phụ đề trong Backstage

Kiểm soát âm lượng của âm thanh từ hội thảo trực tuyến

Trong phần hội thảo trực tuyến của cửa sổ video, hãy di con trỏ lên nút âm lượng đã tắt . Thanh trượt âm lượng sẽ xuất hiện.
Nhấp và kéo thanh trượt âm lượng tùy theo nhu cầu để tăng hoặc giảm âm lượng.
(Tùy chọn) Nhấp trực tiếp vào nút âm lượng để nhanh chóng tắt hoặc bật tiếng âm thanh từ hội thảo trực tuyến.

Bật phụ đề ẩn trên video từ hội thảo trực tuyến

Trong phần hội thảo trực tiếp của cửa sổ video, hãy nhấp vào nút phụ đề để hiển thị hoặc ẩn phụ đề.

Kết thúc hội thảo trực tuyến chỉ dành cho người tham dự

Trên thanh công cụ hội thảo trên web, nhấp vào Kết thúc [End].
Nhấp vào “Kết thúc Hội thảo Trực tuyến dành cho Người tham dự” [End Webinar for Attendees] và nhấp lại vào “Kết thúc Hội thảo Trực tuyến dành cho Người tham dự” [End Webinars for Attendees] để xác nhận.
Tất cả người tham dự sẽ được xóa khỏi hội thảo trực tuyến như thể hội thảo đã kết thúc, trong khi tất cả các diễn giả vẫn ở lại. Tất cả các diễn giả sẽ được chuyển đến khu vực Hội thảo Trực tuyến.