Trong bối cảnh công nghệ đang thay đổi từng ngày, việc áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như tổng đài ảo cho ngành Giáo dục đã trở thành xu hướng tất yếu. Tổng đài ảo không chỉ giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, đem lại lợi ích vượt trội cho các tổ chức giáo dục và đào tạo. Đây là giải pháp lý tưởng để nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu kết nối ngày càng cao của ngành Giáo dục.
Tổng đài ảo cho ngành Giáo dục và Đào tạo là gì?
Tổng đài ảo cho ngành Giáo dục và Đào tạo là một hệ thống điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol), cho phép các cuộc gọi được thực hiện qua mạng Internet thay vì sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống. Điều này mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng quản lý cuộc gọi và dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác.
Với tổng đài ảo, các cơ sở giáo dục có thể duy trì sự liên lạc hiệu quả giữa giáo viên, học sinh, sinh viên, phụ huynh và các phòng ban trong trường. Hệ thống này giúp cải thiện sự kết nối và hỗ trợ quá trình giảng dạy, học tập, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa thời gian.
Thực trạng hệ thống điện thoại của ngành Giáo dục và Đào tạo
- Một số Trường học hiện tại vẫn chưa có tổng đài (Tiểu học, THCS, THPT…)
- Phụ huynh / học sinh khó khăn trong việc liên hệ để tìm hiểu thông tin
- Hệ thống báo bận lúc cao điểm (mở khóa học, cập nhật điểm thi…)
- Các phòng ban hoặc cơ sở không liên kết thoại nội bộ với nhau
- Số điện thoại Trường không ghi nhận cuộc gọi nhỡ
- Chưa có hệ thống thoại trả lời tự động điều hướng cuộc gọi
- Chưa có hệ thống thoại thông báo tự động đến học viên
- Không kiểm tra được lịch sử cuộc gọi khi cần thiết
Tổng đài ảo giải quyết vấn đề như thế nào?
- Hiển thị tên thương hiệu khi thực hiện cuộc gọi: Cho phép gọi điện thoại bằng tên của Trường hoặc Trung tâm đến phụ huynh / học viên nhằm quảng bá, tạo niềm tin, nâng tầm giá trị thương hiệu và giúp tăng tỉ lệ nghe máy.
- Sử dụng chung đầu số Hotline: Cho phép sử dụng một số hotline duy nhất cho toàn Trường hay Trung tâm để thực hiện việc tiếp nhận cuộc gọi.
- Quản lý thoại tập trung: Quản lý hệ thống thoại tập trung, đảm bảo hệ thống không bị báo bận vào thời gian cao điểm giúp hạn chế cuộc gọi nhỡ với phụ huynh/học viên.
- Quản lý phân loại linh hoạt theo từng phòng ban: Phân luồng cuộc gọi để học viên tiếp cận nhanh nhất đến phòng ban phụ trách mong muốn.
- Popup thông tin cuộc gọi đến: Hiển thị thông tin Phụ huynh nào hay sinh viên tên gì đang gọi đến nhắm giúp tương tác tốt hơn, tăng trải nghiệm của người dùng.
- Dễ dàng thiết lập cuộc gọi tự động: Lập thông báo gọi tự động đến toàn bộ học viên thông qua công nghệ Text To Speech một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất theo kịch bản và nội dung có sẵn.
- Đánh giá và chấm điểm cuộc gọi: Thực hiện khảo sát chất lượng đào tạo thông qua phản hồi / đánh giá của học viên một cách trực quan.
- Dễ dàng trong việc xử lý khiếu nại: Lưu trữ ghi âm cuộc gọi và trích xuất dữ liệu cuộc gọi giúp xử lí vấn đề nhanh chóng.
Nếu quý khách cần thêm thông tin, tư vấn hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ với NTO qua số hotline: 1900252388. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và phục vụ quý khách hàng một cách tận tâm và nhanh chóng.
Xem thêm: Bảng giá tổng đài ảo
