Lắp đặt tổng đài ảo đang trở thành một xu hướng phổ biến đối với các doanh nghiệp hiện nay nhờ vào tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng quản lý dễ dàng. Tuy nhiên, để việc lắp đặt tổng đài ảo đạt hiệu quả, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng một số yếu tố quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những điều cần lưu ý khi tiến hành lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp của mình.
Những thiết bị không thể thiếu khi lắp đặt tổng đài ảo
Một vài thiết bị cần thiết khi lắp đặt tổng đài ảo giúp doanh nghiệp cân nhắc các khoản chi phí được tốt hơn, cụ thể:
Máy chủ
Đây là thiết bị cực kỳ quan trọng và không thể thiếu khi lắp đặt tổng đài ảo. Vì máy chủ chi phối mọi hoạt động trên toàn bộ hệ thống tổng đài ảo kể cả các thiết bị kết nối liên quan.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc lựa chọn cấu hình máy chủ phù hợp để tối ưu được chi phí. Về phía nhà cung cấp tổng đài sẽ có đa dạng hệ thống máy chủ tùy theo ngân sách sẵn có của doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm card lưu trữ thông tin nhằm backup lại thông tin trong trường hợp máy chủ xảy ra sự cố.
Thiết bị nghe – gọi
Các thiết bị nghe và gọi có thể kể đến bao gồm: điện thoại thông minh, máy tính, điện thoại bàn,… giúp doanh nghiệp có thể trực tiếp liên hệ với khách hàng ở bất cứ đâu miễn sao các thiết bị được kết nối đầy đủ trên internet.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm tai nghe, bộ đàm để giúp cho quá trình làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn cũng như là tín hiệu truyền đi sẽ được tốt hơn.
Thiết bị truyền tín hiệu internet
Tổng đài ảo là tổng đài được sử dụng hoàn toàn trên internet, vì vậy, thiết bị truyền tín hiệu mạng rất quan trọng đối với việc vận hành tổng đài ảo. Có rất nhiều thiết bị hỗ trợ truyền tín hiệu có thể kể đến như:
- Repeater
- Hub
- Bridge
- Switch
- Router
- Gateway
Các bước đơn giản để lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp
1. Nghiên cứu và chuẩn bị
Bước 1: Xác định nhu cầu hệ thống điện thoại của bạn
Trước khi quyết định chuyển đổi hệ thống, bạn cần lên 1 danh sách nhu cầu của hệ thống điện thoại, ví dụ:
- Số lượng người dùng, máy nhánh (extension)
- Chi phí thay đổi
- Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý
- Các trang thiết bị cần chuẩn bị
- …
Ngoài ra, khi lắp đặt tổng đài ảo hãy nghĩ xem bạn muốn gì từ dịch vụ điện thoại mới của mình. Bạn có nhiều nhân viên hoạt động ở bên ngoài? Nếu vậy, bạn sẽ cần một nhà cung cấp cung cấp softphone cho các thiết bị mà nhân viên sử dụng. Nếu bạn có sự hiện diện toàn cầu, bạn sẽ cần gọi điện quốc tế với giá cả phải chăng.
Việc tìm ra nhu cầu kinh doanh của bạn trước tiên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để lựa chọn nhà cung cấp hệ thống lắp đặt tổng đài ảo cho Doanh nghiệp của mình tốt nhất. Việc lắp đặt lắp đặt tổng đài ảo sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.
Bước 2: Ưu tiên các tính năng theo nhu cầu
Bạn có thể biết đến một vài tính năng mà bạn đang sử dụng. Có thể có một vài tính năng của hệ thống tổng đài VoIP mà khá mới mẻ đối với bạn.
Một số tính năng đáng chú ý của VoIP có thể kể đến như:
- Tiếp viên tự động: Thực hiện lời chào và hướng dẫn người gọi đến
- Định tuyến cuộc gọi: Chuyển hướng cuộc gọi đến các extensions máy nhánh trong phòng ban
- Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm các cuộc gọi tương tác giữa nhân viên và khách hàng
- …
Bước 3: Kiểm tra băng thông
VoIP hoạt động bằng cách kết nối các cuộc gọi qua kết nối Internet. Bạn sẽ cần đủ băng thông để thực hiện các cuộc gọi đó. Đây không phải là vấn đề đối với hầu hết mọi người. Theo Ookla báo cáo rằng hầu hết các kết nối băng thông rộng đều trung bình trên 50 Mbps.
Đối với các cuộc gọi Thoại qua IP đáng tin cậy, hãy chú ý đến các nguyên tắc sau:
- Băng thông: 100 Kbps trên mỗi dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1.000 Kbps hoặc khoảng 1 Mbps)
- Độ trễ: 150 mili giây trở xuống
- Jitter: 20 mili giây hoặc ít hơn
Hầu hết các bộ định tuyến nối mạng ngày nay là quá đủ để xử lý lưu lượng của VoIP. Nhưng nếu bạn đang dùng chia sẻ mạng của hệ thống tổng đài VoIP với các thiết bị khác, hãy trang bị cho hệ thống 1 đường truyền riêng hoặc tìm một cái có QoS và chức năng quản lý băng thông.
Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Chi phí lắp đặt tổng đài ảo, lựa chọn thiết bị đầu cuối sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của Doanh nghiệp. Nếu nhân viên Doanh nghiệp thường xuyên di chuyển bên ngoài thị trường mà vẫn muốn tương tác bằng hệ thống tổng đài VoIP thì Softphone là lựa chọn phù hợp.
Còn nếu như nhân sự sử dụng hệ thống tổng đài lại chủ yếu ở văn phòng, bạn có thể cân nhắc lựa chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để đáp ứng cho nhu cầu của mình.
2. Di chuyển và thiết lập
Khi bạn đã chọn nhà cung cấp, đã đến lúc thiết lập dịch vụ điện thoại VoIP mới của bạn.
Bước 5: Chuyển đổi đầu số cho doanh nghiệp
Nếu bạn mới thành lập Doanh nghiệp hoặc không muốn sử dụng lại các đầu số cũ vì một vài lý do nào đó, bạn hoàn toàn có thể đăng ký 1 đầu số VoIP mới và đầu số này có thể dễ dàng đấu nối vào hệ thống bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên đầu số của bạn đã gắn liền với thương hiệu của mình và không thể thay thế đầu số mới. Bạn chỉ cần thông báo với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP và nhờ họ hỗ trợ chuyển đổi đầu số đó từ PSTN sang VoIP giúp bạn vừa có thể giữ lại đầu số thương hiệu hiện có, vừa có thể trải nghiệm tối đa các lợi ích mà từ hệ thống VoIP mang lại.
Bước 6: Thêm và quản lý người dùng
Bạn cần liệt kê những người sử dụng hệ thống điện thoại của Doanh nghiệp. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, tất cả điều này sẽ phù hợp với một bảng tính. Lập kế hoạch về người dùng, tiện ích mở rộng điện thoại, quyền và bất kỳ luồng cuộc gọi mong muốn nào mà bạn muốn để bạn có thể sẵn sàng vào ngày đầu tiên.
Các tổ chức lớn hơn, có những phòng ban, chi nhánh phức tạp thì cần phân chia kỹ thành các nhóm, quản trị viên từng nhóm, hồ sơ rõ ràng để dễ dàng thay thế hoặc mở rộng sau này.
Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối
Bây giờ là lúc thiết lập các thiết bị bạn muốn sử dụng cho hệ thống điện thoại mới của mình.
Nếu bạn lựa chọn giải pháp cài đặt Softphone để đáp ứng nhu cầu cho mình, bạn có thể liên hệ đơn vị cung cấp hệ thống dịch vụ tổng đài VoIP và thiết lập giúp bạn. Mỗi người dùng sẽ đều có 1 tài khoản riêng biệt để đăng nhập và tương tác với hệ thống.
Nếu bạn lựa chọn điện thoại IP Phone, đa số chúng đều đã được cấu hình sẵn theo số lượng người dùng bạn đã lên ở Bước 6. Bạn chỉ cần nhận IP Phone và cấp nguồn tại đúng vị trí của người dùng tương ứng.
Còn lựa chọn tai nghe cho người dùng. Bạn cũng chỉ cần cắm tai nghe vào máy tính, chỉ cần ứng dụng gọi điện trên máy tính đã sẵn sàng để sử dụng.
Bước 8: Thiết kế kịch bản cuộc gọi
Cuối cùng, bạn cần lên kịch bản và luồng cuộc gọi khi có ai đó gọi đến Doanh nghiệp của mình. Thiết kế IVR điều hướng cuộc gọi thật rõ ràng để tránh gây cho khách hàng bối rối hoặc khó thao tác
Điều đặc biệt của VoIP là bạn có thể thay đổi kịch bản bất cứ lúc nào, chính vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm nếu như kịch bản cuộc gọi của bạn chưa được tối ưu trong những lần thiết lập đầu tiên.
3. Sau cài đặt
Với 8 bước kể trên, bạn đã hoàn thành hầu hết cài đặt điện thoại Doanh nghiệp. Bốn bước cuối cùng này giúp đảm bảo bạn tận dụng tối đa mọi thứ mà hệ thống điện thoại VoIP cung cấp.
Bước 9: Xác minh kết nối mạng
Đôi khi, cấu hình mạng của bạn có thể gặp chút vấn đề mà bạn lại thường không chú ý. Để yên tâm, hãy kiểm tra kỹ kết nối của bạn trong quá trình cài đặt VoIP. Xác nhận kết nối Thoại qua IP của bạn đang hoạt động chính xác.
Dưới đây là những cách dễ dàng để kiểm tra hệ thống điện thoại mới của bạn:
- Gọi số của bạn từ điện thoại di động của bạn.
- Gọi điện thoại di động của bạn từ số điện thoại doanh nghiệp của bạn.
- Hoàn thành cuộc gọi kiểm tra trong khoảng 20 phút để nghe bất kỳ sự cố âm thanh nào
Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh
Việc cấu hình và lắp đặt đã được hoàn thiện ở Bước 7. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo rằng các extensions đã ở đúng vị trí cũng như nhóm và phòng ban.
Bạn có thể kiểm tra bằng các gọi đến các số nội bộ cho nhau hoặc có thể ghi chú lên từng IP Phone để xác định chính xác extensions.
Bước 11: Xây dựng lời chào chuyên nghiệp
Lời chào tuy không phải là tính năng chính, nhưng nó giúp khách hàng, đối tác của bạn biết được họ đã gọi đến đúng số hay chưa.
Bên cạnh đó, lời chào cũng là thể hiện được tính chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu của Doanh nghiệp. Với hệ thống VoIP, bạn có thể thay đổi lời chào tùy chỉnh dựa vào nhu cầu hiện tại của mình.
Bước 12: Kích hoạt các tính năng bổ sung
Bước cuối cùng để cài đặt hệ thống điện thoại VoIP của bạn là thiết lập các tính năng liên lạc bổ sung. Những điều này có thể chưa cần thiết ngay lập tức, nhưng chúng giúp Doanh nghiệp của bạn nâng cao quy trình làm việc và năng suất.
Đơn vị tổng đài ảo Ngọc Thiên One
Ngọc Thiên One là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến nhất hiện nay.
Về chi phí, NTO có mức phí cơ bản, thích hợp cho nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau. Mức giá này là mức giá ổn định nhất trên thị trường tổng đài ảo hiện nay, hơn hết bao gồm rất nhiều tính năng hiện đại như sau: xử lý cuộc gọi, phân phối các cuộc gọi, quản lý nhiều máy nhánh, quản lý thống kê và báo cáo,…
Lựa chọn lắp đặt tổng đài ảo cung cấp một phương pháp đơn giản và tiết giảm về chi phí để các doanh nghiệp tiếp cận các công cụ quản lý vận hành và truyền thông tiên tiến nhất.
Nếu quý khách hàng cần tư vấn hay có nhu cầu triển khai lắp đặt tổng đài ảo, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
