Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, ngành logistics đang chuyển mình mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về tốc độ, hiệu quả và trải nghiệm khách hàng. Một trong những giải pháp công nghệ tiên tiến đang được nhiều doanh nghiệp logistics lựa chọn chính là tổng đài ảo. Hãy cùng tìm hiểu tổng đài ảo cho logistics mang lại những lợi ích gì và vì sao nó trở thành công cụ không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp hiện đại.
Ngành logistics là gì?
Ngành logistics là lĩnh vực chuyên về quản lý và điều phối dòng chảy của hàng hóa, dịch vụ và thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ cuối cùng. Mục tiêu của ngành là đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lúc, đúng nơi, đúng số lượng và với chi phí tối ưu nhất.
Cụ thể, ngành logistics bao gồm các hoạt động như:
- Vận chuyển (Transportation): Giao nhận hàng hóa qua đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không.
- Kho bãi (Warehousing): Lưu trữ, bảo quản và phân phối hàng hóa.
- Quản lý tồn kho: Kiểm soát số lượng hàng tồn trong kho để đảm bảo cung ứng liên tục mà không dư thừa.
- Thủ tục hải quan và xuất nhập khẩu: Xử lý giấy tờ và quy trình pháp lý khi hàng hóa ra vào quốc gia.
- Đóng gói và dán nhãn: Bảo vệ hàng hóa và cung cấp thông tin cần thiết cho vận chuyển.
- Quản lý đơn hàng và chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Vấn đề ngành logistics gặp phải khi ứng dụng tổng đài truyền thống
Không giống với nhiều lĩnh vực khác, ngành logistics có đặc thù vận hành phức tạp do phải liên quan đến nhiều bên, từ tài xế, nhà cung cấp, khách hàng cho đến kho vận, hải quan.
Chính vì thế mà luôn đòi hỏi tính linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả, nhất là trong khâu giao tiếp. Tuy nhiên, điều này lại trở thành vấn đề khó khăn, nhất là khi ứng dụng các hệ thống tổng đài truyền thống. Trong đó, một số vấn đề phổ biến của ngành logistics phải kể đến như:
Tốn kém chi phí đầu tư ban đầu do yêu cầu hạ tầng, phần cứng, máy chủ, đường dây điện thoại,…
- Khó mở rộng phát triển chi nhánh do việc nâng cấp hạ tầng tổng đài khá phức tạp và tốn kém.
- Khó theo dõi và quản lý do ghi âm, lịch sử cuộc gọi, phân quyền không rõ ràng, làm khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ.
- Thiếu sự tích hợp vì không thể kết nối với phần mềm quản lý đơn hàng, CRM hay các hệ thống vận hành khác.
Để khắc phục những điểm yếu trên, tổng đài ảo cho logistics ra đời được xem như là giải pháp hữu hiệu mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn sở hữu và ngành logistics cũng không phải ngoại lệ.
Tổng đài ảo cho logistics: Lợi ích không thể bỏ qua
Là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, nên ngay từ bước đầu triển khai, doanh nghiệp không cần phải lắp đặt các phần cứng, máy móc, đường dây cồng kềnh. Vì tất cả thao tác quản trị, cấu hình hay thống kê đều được thực hiện trên nền tảng trực tuyến, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy cập và thực hiện các cuộc gọi đến đi mọi lúc, mọi nơi.
Thêm vào đó, tổng đài ảo cho logistics còn hội tụ nhiều tính năng nổi bật như gọi và nhận cuộc gọi nhanh chóng qua internet, ghi âm, lưu trữ, chuyển tiếp, tạo lời chào tự động, quản lý lịch sử liên lạc, báo cáo theo thời gian thực, tích hợp CRM và phần mềm quản lý vận hành vì vậy mà mang đến nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng và doanh nghiệp cũng được tận hưởng những lợi ích chỉ có ở tổng đài ảo cho logistics, cụ thể:
Giảm mạnh chi phí vận hành
Như đã chia sẻ, việc ứng dụng tổng đài ảo cho logistics không cần đầu tư vào phần cứng, thiết bị rườm rà hay kỹ thuật bảo trì, do đó mà ngành logistics có thể tiết kiệm chi phí đáng kể.
Không chỉ vậy, điều mà khiến doanh nghiệp logistics hài lòng ở tổng đài ảo còn nằm ở chi phí cước gọi rẻ hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống nhờ công nghệ VoIP hay tính năng tự động của tổng đài ảo cũng góp phần giảm chi phí thuê nhân sự. Mô hình thuê bao thì linh hoạt, chỉ cần trả phí theo nhu cầu sử dụng.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khi ứng dụng tổng đài ảo cho logistics, doanh nghiệp có thể dễ dàng khởi tạo lời chào chuyên nghiệp, đồng thời chuyển tiếp gọi đến đúng bộ phận khách hàng cần gặp để hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất.
Vì thế mà khách hàng sẽ không gặp phải tình huống chờ đợi lâu, gây khó chịu và rời bỏ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc ghi âm, lưu trữ cuộc gọi thông minh từ tổng đài ảo còn góp phần giúp xử lý khiếu nại và nâng cấp chất lượng dịch vụ một cách hiệu quả.
Tăng tốc độ kết nối giữa các bộ phận
Tổng đài ảo cho logistics giúp kết nối liền mạch giữa các phòng ban, nhờ vậy mà mọi bộ phận từ điều phối, chăm sóc khách hàng, kho bãi đều có quy trình giao tiếp rõ ràng, nhanh chóng, thông tin chính xác. Từ đó, các bộ phận có thể tăng khả năng phối hợp cũng như xử lý sự cố trong vận hành.
Dễ dàng mở rộng theo quy mô phát triển
Đây cũng là một điểm cộng của tổng đài ảo cho logistics mà doanh nghiệp logistics mong muốn phát triển ở tương lai không nên bỏ lỡ. Cụ thể, khi muốn mở chi nhánh hay mở rộng đội ngũ phức tạp, doanh nghiệp không cần phải lắp đặt phức tạp mà chỉ cần bổ sung số máy, tài khoản và cấu hình là đã có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách linh hoạt, nhanh chóng.
Tích hợp hệ thống quản lý vận hành
Nhờ tích hợp dễ dàng với các phần mềm như CRM, TMS, OMS, WMS mà tổng đài ảo cho logistics giúp nhân viên có thẻ dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng, cập nhật đơn hàng hay tình trạng giao hàng ngay khi nhận cuộc gọi nhanh chóng.
Nhờ những lợi ích nói trên từ tổng đài ảo mà ngành logistics dù có nhiều chi nhánh ở cách xa nhau vẫn đảm bảo việc xử lý đơn hàng tốt nhất nhờ tính năng phân phối cuộc gọi linh hoạt, nhanh chóng, đồng thời có thể theo dõi chất lượng dịch vụ dễ dàng thông qua toàn bộ lịch sử liên lạc được lưu trữ trên hệ thống.
Ngoài ra, việc ghi âm, kết nối CRM từ tổng đài ảo cho logistics sẽ giúp cho bộ phận chăm sóc khách hàng nhanh chóng cập nhật thông tin từ nhân viên điều phối kho để báo cáo tình trạng đơn hàng kịp thời cho khách.
Khi nào nên triển khai tổng đài ảo cho logistics?
Doanh nghiệp logistics nên cân nhắc triển khai tổng đài ảo cho logistics trong các trường hợp sau:
- Có từ 5 nhân viên trở lên cần liên lạc qua điện thoại với khách hàng hoặc tài xế mỗi ngày.
- Đang mở rộng quy mô chi nhánh, kho bãi hoặc đội ngũ vận hành.
- Gặp tình trạng quá tải cuộc gọi, phản hồi chậm hoặc bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.
- Cần nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và giám sát hiệu quả làm việc.
Tiêu chí chọn tổng đài ảo cho logistics
Để đảm bảo sử dụng tổng đài ảo một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp logistics cần lưu ý một số điều sau trước khi lựa chọn ứng dụng:
- Đảm bảo tính năng mở rộng linh hoạt
- Đảm bảo chất lượng âm thanh ổn định
- Dễ dàng sử dụng
- Có thể tích hợp hệ thống quản lý hiện có như CRM, TMS
- Có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn dữ liệu
- Có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng
Có thể thấy, việc đầu tư vào tổng đài ảo cho logistics trong thời đại ngày nay không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp thiết yếu giúp ngành logistics tăng tốc kết nối nâng cao chất lượng dịch vụ mà vẫn tiết kiệm chi phí. Đặc biệt, với các tính năng hiện đại, linh hoạt, tổng đài ảo hứa hẹn sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp logistics bứt phá trên thị trường đầy cạnh tranh.
Nếu bạn là doanh nghiệp logistics và trên con đường tìm kiếm giải pháp tổng đài tối ưu, có thể cân nhắc ngay tổng đài ảo cho logistics tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hóa dịch vụ khách hàng từ hôm nay!
Xem thêm: Bảng giá tổng đài ảo
Kết luận
Tổng đài ảo cho logistics là giải pháp không thể thiếu để doanh nghiệp vận tải và logistics nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và xây dựng lòng tin với khách hàng. Với những lợi ích vượt trội như giao tiếp đa kênh, quản lý dữ liệu thông minh và tính linh hoạt cao, tổng đài ảo đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa.
Hãy liên hệ ngay với NTO theo hotline 1900252388 để được tư vấn và báo giá tốt nhất. Đừng bỏ lỡ cơ hội đưa doanh nghiệp logistics của bạn lên một tầm cao mới với tổng đài ảo!
