Tổng đài ảo đang trở thành giải pháp viễn thông tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kết nối với khách hàng. Với những ưu điểm vượt trội như linh hoạt, đa dạng tính năng và tối ưu chi phí, hệ thống này không chỉ cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Thế nhưng, đâu mới là thời điểm cần thiết sử dụng tổng đài ảo lại là nỗi băn khoăn của nhiều người. Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!
Định nghĩa dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?
Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp được định nghĩa là một dịch vụ nghe gọi với công nghệ hiện đại phát triển dựa trên nền tảng đám mây(cloud computing), ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol).. Mô hình dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản là một tổng đài điện thoại sử dụng mạng internet do bên thứ ba cung cấp. Vì vậy, các doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều trang thiết bị hoặc quá nhiều nhân sự như tổng đài truyền thống.
Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp có thể giúp quản lý cuộc gọi, ghi âm, nghe lại và công cuộc chăm sóc khách hàng của từng nhân viên một cách hiệu quả thông qua sự đa dạng và linh hoạt của các tính năng. Chính vì những tính năng đa dang và linh hoạt như vậy thì dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp đã hiện diện trên 2000+ công ty. Ngoài ra nó còn được biết đến với các tên gọi khác như tổng đài VoIP, tổng đài IP.
Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư vào tổng đài ảo?
1. Khi doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí
Đây là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đưa ra quyết định sử dụng tổng đài ảo. Và như đã đề cập, cũng bởi tổng đài ảo hoạt động trên điện toán đám mây nên chỉ cần có internet là có thể sử dụng, vì thế mà giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư vào phần cứng, mua sắm tổng đài vật lý, dây cáp cũng như chi phí thuê kỹ thuật viên bảo trì và vận hành.
Đặc biệt, với hệ thống tổng đài ảo, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô mà không cần phải thay đổi phần cứng hay hệ thống. Do đó, chi phí cũng sẽ tiết kiệm hơn.
2. Khi doanh nghiệp cần sự linh hoạt và muốn mở rộng quy mô
Với giải pháp cực kỳ linh hoạt của tổng đài ảo, khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoặc thay đổi mô hình hoạt động, việc thêm hoặc giảm số lượng nhân viên trực tổng đài sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết.
Doanh nghiệp chỉ cần thêm các line điện thoại hoặc hủy bỏ gói dịch vụ mà lại không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị hay thực hiện các thay đổi kỹ thuật lớn.
3. Khi doanh nghiệp cần hỗ trợ làm việc từ xa
Với thời buổi hiện nay, làm việc từ xa đã trở nên ngày càng phổ biến, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô rộng , nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân viên phân tán tại nhiều khu vực khác nhau thì việc sử dụng tổng đài ảo là sự lựa chọn lý tưởng.
Thông qua tổng đài ảo, nhân viên vẫn đảm bảo các cuộc gọi đều được tiếp nhận và xử lý, chỉ cần có kết nối internet, từ đó giúp duy trì hiệu quả trong công việc mà không bị gián đoạn.
Không chỉ vậy, tổng đài ảo còn cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng bộ phận chuyên môn, dù là các bộ phận thuộc nhiều địa điểm, khu vực khác nhau. Đồng thời hỗ trợ tính năng video, ghi âm, lưu trữ dữ liệu, điều này sẽ làm cho việc chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn và đảm bảo về chất lượng công việc.
4. Khi doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả cuộc gọi
Hệ thống tổng đài ảo có thể tích hợp với các phần mềm CRM, đồng thời sở hữu các tính năng ghi âm, báo cáo, thống kê chi tiết về cuộc gọi nên tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông qua việc theo dõi và quản lý, từ đó có cái nhìn rõ ràng hơn về điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình giao tiếp với khách hàng để nâng cao hiệu suất làm việc.
Đây là những yếu tố vô cùng quan trọng và đặc biệt cần thiết đối với các ngành hàng bán lẻ hay bảo hiểm, ngân hàng,… nơi những công việc cần nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng thông qua việc theo dõi, phân tích và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
5. Khi doanh nghiệp cần tăng cường dịch vụ khách hàng
Đây là một trong những ưu điểm, đồng thời là yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp mà tổng đài ảo có thể làm được. Ví dụ như, tính năng tự động chào đón cũng như hướng dẫn khách hàng qua những bước đơn giản, chuyển hưởng khách hàng đến bộ phận chuyên môn để xử lý.
Tất cả cuộc gọi đều được ghi âm và có tính năng báo cáo, phân tích, từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin và xu hướng khách hàng để đưa ra hướng điều chỉnh cải thiện chất lượng phục vụ, nâng cao mối quan hệ với khách hàng. Những điều mà tổng đài truyền thống không làm được.
6. Khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô và thị trường quốc tế
Tổng đài ảo sở hữu tính năng hỗ trợ đa quốc gia và phí thực hiện cuộc gọi lại thấp hơn rất nhiều so với tổng đài ảo truyền thống. Vì vậy, những doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô ra thị trường quốc tế thì tổng đài ảo lại càng là công cụ quan trọng và cần thiết.
Đặc biệt, với tổng đài ảo, doanh nghiệp không phải đầu tư vào các hệ thống phức tạp, tốn kém mà vẫn có thể thiết lập các số điện thoại quốc tế, phục vụ cho công việc một cách hiệu quả.
Ưu và nhược điểm của dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp
Ưu điểm của dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Công nghệ mới và hiện đại: Không cần lắp đặt, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ nhiều tính năng, mở rộng linh hoạt và giá thành thấp giúp mọi doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận.
Tích hợp hệ thống CRM: Giúp nhân viên có thể truy cập vào hệ thống CRM để nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng năng suất cho công ty, doanh nghiệp của bạn
Làm việc mọi lúc mọi nơi đa dụng: Dịch vụ tổng đài ảo dành cho công ty, doanh nghiệp có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu có thiết bị thông minh kết nối internet. Ngoài ra nó còn có khả năng nhận và giải quyết nhiều cuộc gọi cùng lúc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi khách hàng gọi đến tổng đài, tình trạng máy bận sẽ không còn. Các tổng đài ảo có thể nhận cuộc gọi, chuyển hướng và thực hiện nhiều thao tác khác để cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Quản lý, chăm sóc dễ dàng:Tính năng ghi âm cuộc gọi, nghe loại đoạn ghi âm hay các thống kê, báo cáo vô cùng hữu ích.
Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo không cần cài đặt thiết bị hay đi dây cáp. Tất cả những gì tổ chức của bạn cần là kết nối internet đến các thiết bị máy tính và điện thoại, các cuộc gọi nội bộ trên toàn quốc hoàn toàn miễn phí.
Những hạn chế của dịch vụ tổng đài ảo bạn nên biết
Đồng cảm với khách hàng: Trong việc tương tác với khách hàng, không có sự tương tác cá nhân với cá nhân như khi gặp trực tiếp nhân viên chăm sóc khách hàng.
Xử lý các trường hợp phức tạp: Khi mà cần những giải đáp thông tin chi tiết thì hệ thống tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp, công ty có thể gặp khó khăn khi xử lý.
Phải cập nhật thường xuyên: Dịch vụ tổng đài ảo có thể hiểu không rõ hoặc trả lời không đầy đủ các câu hỏi hóc búa của khách hàng, do đó cần sự can thiệp của nhân viên để giải quyết và đồng thời hệ thống cần cập nhật thường xuyên để bổ sung những kiến thức cho hệ thống.
Xử lý tình huống khẩn cấp: Đối với những trường hợp khẩn cấp hoặc khi cần hỗ trợ người thật, dịch vụ tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp có thể không mang lại hiệu quả cao như việc trao đổi trực tiếp với nhân viên.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ tổng đài ảo
Từ những thông tin trên, có thể thấy, tổng đài ảo chính là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp hiện đại muốn tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả công việc. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang cần những yếu tố về sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí hay nâng cao chất lượng dịch vụ, thì tổng đài ảo chính là lựa chọn không thể bỏ qua.
Doanh nghiệp quan tâm về giải pháp Tổng đài ảo vui lòng liên hệ trực tiếp cho NTO theo số hotline 1900252388 hoặc website: https://ngocthien.one/ để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
