Trong bối cảnh các tổ chức phi lợi nhuận phải tối ưu hóa nguồn lực hạn chế để đạt được mục tiêu xã hội, Zoom cho tổ chức phi lợi nhuận đã trở thành một giải pháp công nghệ đột phá. Với khả năng hỗ trợ họp trực tuyến, quản lý sự kiện và kết nối cộng đồng, Zoom giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tiếp tục đọc để biết ví dụ về cách sử dụng Zoom Workplace để hoàn thành nhiều việc hơn và tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc của bạn.
Zoom là gì và tại sao phù hợp với tổ chức phi lợi nhuận?
Zoom là một nền tảng họp trực tuyến cho phép tổ chức các cuộc họp video, hội thảo trực tuyến (webinar), và sự kiện ảo với chất lượng âm thanh và hình ảnh vượt trội. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, Zoom cung cấp các gói dịch vụ đặc biệt với chi phí ưu đãi, giúp họ tận dụng công nghệ hiện đại mà không làm căng thẳng ngân sách.
Ưu điểm của Zoom cho tổ chức phi lợi nhuận
- Chi phí tối ưu: Zoom cung cấp các gói với mức giá tối ưu cho tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện.
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật cao.
- Tính linh hoạt: Hỗ trợ họp nhóm nhỏ, hội thảo lớn, hoặc sự kiện gây quỹ trực tuyến.
- Tích hợp đa nền tảng: Kết nối với các công cụ như Google Calendar, Slack, hoặc phần mềm quản lý sự kiện.
- Bảo mật cao: Các tính năng mã hóa, phòng chờ, và kiểm soát truy cập đảm bảo an toàn thông tin.
Giải pháp Zoom cho tổ chức phi lợi nhuận tiết kiệm thời gian như thế nào?
Các công cụ tích hợp giúp bạn làm việc tốt nhất
Không chỉ là giải pháp họp video, Zoom Workplace với AI Companion là nơi các nhóm tập hợp lại để làm việc tốt nhất. Đưa các cuộc trò chuyện và công việc vào một không gian duy nhất để các nhóm của bạn có thể chia sẻ thông tin, đưa ra quyết định và hành động (mà không cần phải nói “Liên kết ở đâu?” một lần nữa).
Các công cụ truyền thông cốt lõi được tích hợp tiện lợi vào Zoom Workplace mà không mất thêm chi phí cho các gói trả phí, do đó bạn có thể dễ dàng kết nối và cộng tác trong một nền tảng để truy cập các cuộc họp, tin nhắn tức thời, email, lịch và các công cụ lập lịch.
Sau đây là một số cách các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng Zoom Workplace để làm việc hiệu quả hơn:
- Tham gia các cuộc họp trên Zoom để cùng nhau sáng tạo ý tưởng cho sự kiện gây quỹ với các đồng nghiệp và nhà tài trợ.
- Trong cuộc họp, hãy chia sẻ màn hình và cùng nhau chỉnh sửa các mục ngân sách theo thời gian thực bằng Zoom Docs và tạo các mẫu như mẫu này cho các trại cứu hộ động vật.
- Đối với người tư duy trực quan, hãy lập sơ đồ các bước của quy trình cung cấp dịch vụ hoặc chương trình (ví dụ: tiếp nhận → đánh giá → hỗ trợ → kết quả) bằng Zoom Whiteboard.
- Thu thập phản hồi của người tham gia bằng Zoom Forms.
- Sau cuộc họp, hãy sử dụng AI Companion để tải tóm tắt cuộc họp vào Zoom Docs để ghi lại những ý tưởng yêu thích của bạn.
- Duy trì các chương trình và hoạt động diễn ra suôn sẻ bằng cách phối hợp trong Team Chat, nơi bạn có thể sắp xếp các kênh theo nhóm, tên dự án hoặc giữ nguyên nội dung trò chuyện từ chính cuộc họp.
- Mở Lịch Zoom để xem và lên lịch các cuộc họp sắp tới của bạn chỉ trong nháy mắt.
- Tiết kiệm thời gian chia sẻ khả năng với các bên liên quan bên ngoài để lên lịch cuộc gọi bằng Zoom Scheduler (chỉ dành cho giấy phép Workplace Business).
- Tạo các video hướng dẫn ngắn để hướng dẫn tình nguyện viên sử dụng Zoom Clips.
Hơn nữa, bạn có thể mở rộng sức mạnh của Zoom Workplace thông qua tích hợp gốc với một số ứng dụng yêu thích của bạn, chẳng hạn như Jira, Salesforce, Slack, v.v. Hãy xem Zoom App Marketplace để xem toàn bộ thư viện ứng dụng và tích hợp của chúng tôi. Với rất nhiều công cụ trong tầm tay, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để chuyển đổi giữa các ứng dụng để tìm thời gian cho công việc có ý nghĩa hơn.
Tại African Women Entrepreneurship Cooperative (AWEC), Zoom Workplace và Zoom Webinars đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các chương trình giáo dục và trao quyền cho các doanh nhân để tăng cường sự độc lập về kinh tế. Khi chúng tôi chọn Zoom, chúng tôi hình dung đây là một trung tâm đa chức năng cho một cộng đồng doanh nhân toàn châu Phi đang phát triển mạnh mẽ.
Chúng tôi sử dụng Zoom Webinars để tập hợp nhóm 200 người của mình lại với nhau cho các buổi họp trực tiếp hàng tháng với các chuyên gia kinh doanh toàn cầu, xây dựng mối quan hệ thông qua tương tác trò chuyện trên Zoom và quản lý các vấn đề về băng thông thông qua chức năng tóm tắt cuộc họp AI Companion và phụ đề đóng của Zoom. Chúng tôi sử dụng Zoom Meetings để tổ chức các cuộc thảo luận nhóm nhỏ hàng tháng và các buổi cố vấn 1-1, ngoài việc quản lý nhóm toàn cầu hoàn toàn từ xa của chúng tôi trải dài trên ba châu lục và bảy quốc gia.
Dawn Leaness
Tổng giám đốc điều hành, AWEC
Tận dụng từng phút giây với sự trợ giúp của các công cụ AI
Khi nhóm của bạn nhỏ, các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn và tận dụng từng phút. Zoom muốn coi đó là thành viên nhóm yêu thích của bạn, người không bao giờ quên ghi chép.
Các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng AI để hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như:
- Tóm tắt các cuộc họp hội đồng quản trị và phác thảo các mục hành động
- Soạn thảo thông tin liên lạc thu hút nhà tài trợ phù hợp
- Tạo email theo dõi cho các nhà tài trợ tiềm năng để đảm bảo khoản tài trợ tiếp theo của bạn
- Bắt kịp các cuộc trò chuyện mà bạn có thể đã bỏ lỡ
Khả năng hợp lý hóa ngày làm việc và thu hút người tham gia nhanh hơn là lý do chính khiến các tổ chức phi lợi nhuận triển khai AI nhanh hơn khu vực tư nhân.
Zoom AI Companion được tích hợp trực tiếp vào Zoom Workplace, cung cấp cho bạn những khả năng này và nhiều hơn nữa trong tầm tay. Các tính năng AI của agentic của Zoom có sẵn mà không mất thêm chi phí với các gói trả phí của Zoom***, vì vậy bạn không cần phải chi thêm ngân sách cho chúng.
Là một tổ chức phi lợi nhuận đào tạo thế hệ lãnh đạo cộng đồng tiếp theo tại hơn 300 cơ sở trên toàn thế giới, Millennium Campus Network sử dụng AI Companion để có thể tham gia nhiều hơn vào các cuộc họp, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc và ghi chép.
Zoom’s AI Companion mang lại cho chúng tôi lợi thế đáng kể về hiệu suất khi chúng tôi hỗ trợ thế hệ lãnh đạo dân sự tài năng tiếp theo. Chúng tôi sử dụng nó để nắm bắt liền mạch các điểm thảo luận và cung cấp các mục hành động sau các cuộc họp với các thành viên Hội đồng quản trị và nhân viên của chúng tôi, đảm bảo chúng tôi thống nhất để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn
Sam Vaghar
Executive Director, Millennium Campus Network
Tăng hiệu quả với ít hóa đơn phải trả hơn
Sự hợp tác hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc làm việc tốt cùng nhau—mà còn phụ thuộc vào việc có một bộ công cụ mạnh mẽ nhưng thân thiện với người dùng giúp việc chia sẻ ý tưởng và phản hồi trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, khi các công cụ khác nhau được sử dụng cho các nhiệm vụ khác nhau, bộ công nghệ của bạn có thể nhanh chóng trở nên tốn kém khi bạn tiếp tục thêm các ứng dụng mới để mở rộng quy trình làm việc kỹ thuật số của mình.
Một nghiên cứu gần đây cho thấy các tổ chức thay thế trung bình 2,8 công cụ cũ khi hợp nhất với Zoom Workplace**. Việc di chuyển sang một nền tảng mở duy nhất để làm việc và giao tiếp sẽ loại bỏ gánh nặng quản lý nhiều nhà cung cấp, vì nhóm của bạn có nhiều việc quan trọng hơn phải làm thay vì làm việc như bộ phận CNTT.
* Khảo sát tùy chỉnh đối với những người làm công việc trí thức toàn cầu do Morning Consult thực hiện cho Zoom, tháng 6 năm 2024.
** Dựa trên báo cáo Tác động của công nghệ đến doanh nghiệp do Zoom ủy quyền và được thực hiện bởi 451 Research, một bộ phận của S&P Global Market Intelligence.
*** Các tính năng Zoom AI Companion có thể không khả dụng cho tất cả các khu vực hoặc ngành dọc. Bao gồm mà không mất thêm chi phí với các dịch vụ trả phí trong tài khoản người dùng Zoom của bạn.
Tham gia cộng đồng Zoom cho tổ chức phi lợi nhuận
Các sản phẩm được giảm giá bao gồm:
- Zoom Workplace Pro và Zoom Workplace Business
- Hội thảo trực tuyến có tới 5.000 người tham dự
- Tiện ích bổ sung cho Cuộc họp lớn lên tới 1.000 người tham gia
Zoom cho tổ chức phi lợi nhuận là giải pháp công nghệ mạnh mẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng cường kết nối với cộng đồng. Từ tổ chức họp nhanh chóng, quản lý sự kiện trực tuyến đến tự động hóa quy trình, Zoom mang lại giá trị to lớn cho các tổ chức phi lợi nhuận với nguồn lực hạn chế.
Tham khảo: Bảng giá Zoom cập nhật mới nhất
Nếu bạn muốn triển khai Zoom cho tổ chức của mình, hãy liên hệ NTO qua số 1900252388 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá tốt nhất. Đội ngũ NTO sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, giúp tổ chức phi lợi nhuận hoạt động hiệu quả hơn bao giờ hết.
