Trong thời đại số hóa, doanh nghiệp không chỉ cần một hệ thống liên lạc nội bộ hiệu quả mà còn phải đáp ứng được nhu cầu kết nối linh hoạt với khách hàng. Tổng đài Cloud đã trở thành một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Vậy tổng đài Cloud là gì và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Tổng đài Cloud là gì?
Tổng đài Cloud thực ra còn được gọi là tổng đài ảo, là hệ thống tổng đài điện thoại được xây dựng và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Khác với tổng đài truyền thống yêu cầu phần cứng và cơ sở hạ tầng phức tạp, tổng đài Cloud cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi nội bộ, liên lạc với khách hàng, và quản lý giao tiếp mà không cần đầu tư quá nhiều vào thiết bị.
Tuy nhiên, cách thức hoạt động của tổng đài ảo cũng không hề khác biệt với tổng đài truyền thống, chỉ có sự khác biệt là cơ sở hạ tầng như đã phân tích. Hệ thống tổng đài này hoạt động qua internet và được cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service). Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng và kết nối mạng để truy cập vào các tính năng của tổng đài.
Tính năng của tổng đài ảo Cloud
- Nhóm đổ chuông: Khi có cuộc gọi đến, hệ thống sẽ tự động phân phối các cuộc gọi tới các nhân viên được phân loại theo bộ phận hoặc nhóm công việc, giúp đảm bảo cuộc gọi được xử lý bởi người phù hợp.
- Hàng đợi cuộc gọi: Các cuộc gọi đến được xếp vào hàng đợi chung và giữ lại cho đến khi có nhân viên sẵn sàng để tiếp nhận và xử lý.
- Gọi không giới hạn: Tổng đài Cloud hỗ trợ thực hiện các cuộc gọi trong nước mà không phát sinh phí phụ trội, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên lạc.
- Hỗ trợ thiết bị di động: Hệ thống tổng đài có thể hoạt động trên điện thoại di động, không chỉ giới hạn ở điện thoại bàn truyền thống, mang lại sự linh hoạt cao cho người dùng.
- Quản lý trực tuyến: Người dùng, từ quản trị viên đến nhân viên, có thể thực hiện các hoạt động quản lý hệ thống như thêm người dùng, tạo nhóm, xem báo cáo cuộc gọi, kiểm tra thư thoại, và xem danh bạ trực tiếp trên nền tảng trực tuyến.
- Thư thoại đến Email: Các bản ghi âm và tệp âm thanh từ thư thoại sẽ được gửi đến email của nhân viên, giúp dễ dàng tiếp nhận và quản lý thông tin.
- Nhắn tin nhanh: Người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép gửi và nhận tin nhắn trực tuyến một cách nhanh chóng.
- Hội nghị web / truyền hình: Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp video và chia sẻ màn hình với số lượng người tham gia lên tới 1.000 người, nâng cao khả năng cộng tác từ xa.
- Quay số mở rộng: Cài đặt số gọi mặc định để tiện lợi hơn, thay vì phải bấm toàn bộ số điện thoại mỗi lần.
- Gọi tự động: Tính năng này thiết lập một tiếp viên tự động để xử lý các cuộc gọi, chuyển tiếp tới nhân viên thích hợp, giúp đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ.
Cách thức mà tổng đài Cloud hoạt động
Nếu muốm hiểu rõ về cách thức hoạt động của tổng đài Cloud, cần phải kể đến các thành phần của tổng đài Cloud, và nguyên lý hoạt động.
Các thành phần của tổng đài Cloud
Máy chủ (Server)
Vai trò máy chủ như là trái tim của hệ thống, lưu trữ các ứng dụng, dữ liệu và đảm bảo hoạt động liên tục của hệ thống. Chức năng chính của máy chủ là xử lý các cuộc gọi đến và đi, kèm theo nhiệm vụ lưu trữ thông tin về khách hàng, lịch sử cuộc gọi. Đồng thời là quản lý các tính năng của tổng đài.
Cơ sở dữ liệu
Vai trò của cơ sở dữ liệu là lưu trữ thông tin về khách hàng, lịch sử cuộc gọi, cấu hình hệ thống, báo cáo thống kê. Và chức năng chính là cung cấp dữ liệu cho các ứng dụng khác nhau của hệ thống, mục đích là hỗ trợ cho việc phân tích dữ liệu và đưa ra các báo cáo.
Giao diện người dùng (User Interface)
Thành phần này của tổng đài Cloud có vai trò rất quan trọng. Nó được xem như là cầu nối giữa người quản trị và hệ thống tổng đài. Chức năng chủ yếu của giao diện này là cho phép cấu hình hệ thống, ví như là hoạt động thiết lập các số nội bộ, nhóm cuộc gọi, IVR, …
Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý người dùng như thêm, sửa, xóa người dùng, cấp quyền truy cập. Cùng với đó là có thể theo dõi cuộc gọi, xem lịch sử cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi. Và trên hết là thực hiện việc ạo các báo cáo thống kê về hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Các ứng dụng và công cụ cần thiết và hiện đại
- IVR (Interactive Voice Response): Hệ thống tự động tương tác với khách hàng, giúp khách hàng tự phục vụ.
- Chuyển cuộc gọi: Chuyển cuộc gọi đến các số máy khác nhau, chuyển đến hộp thư thoại, chuyển đến nhóm.
- Hội nghị trực tuyến: Tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
- Ghi âm cuộc gọi: Ghi lại tất cả các cuộc gọi để phục vụ cho việc đào tạo, đánh giá và giải quyết khiếu nại.
- Tích hợp CRM: Kết nối với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.
- Phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết về cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động.
Mạng lưới truyền dữ liệu
Nhằm để đảm bảo kết nối giữa các thiết bị và trung tâm dữ liệu. Mạng lưới này thường ứng dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để chuyển đổi tín hiệu thoại thành các gói dữ liệu truyền qua mạng Internet.
Thiết bị đầu cuối
Đó là những thiết bị điện thoại chuyên dụng để kết nối với hệ thống tổng đài Cloud. Và cùng với đó là Softphone, là phần mềm cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại di động, cho phép thực hiện cuộc gọi thông qua mạng Internet.
Nguyên lý hoạt động của tổng đài Cloud
Trước hết là cần có kết nối Internet. Tổng đài Cloud hoạt động dựa trên kết nối internet. Điện thoại của nhân viên sẽ được kết nối với hệ thống tổng đài qua mạng internet. Cần phải đảm bảo đường truyền internet luôn luôn ổn định
Tiếp đến là công đoạn truyền dữ liệu qua VoIP. Cuộc gọi được chuyển đổi thành các gói dữ liệu (VoIP) và truyền qua mạng internet đến người nhận.
Trung tâm dữ liệu sẽ tiến hành thu thập và lưu trữ mọi dữ liệu trong cuộc gọi trên tổng đài Cloud. Tất cả các cuộc gọi, tin nhắn, dữ liệu liên quan đến cuộc gọi đều được lưu trữ và xử lý trên các máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.
Đối với giao diện quản lý, doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống tổng đài thông qua một giao diện trực quan, dễ sử dụng.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài Cloud?
Tổng đài ảo Cloud mang lại nhiều lợi ích đáng giá cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì hệ thống, giúp tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ các công cụ và tính năng tiên tiến để quản lý giao tiếp qua nhiều kênh khác nhau.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua các công cụ hỗ trợ tương tác hiệu quả và cá nhân hóa.
- Hệ thống được thiết kế để dễ dàng cài đặt và triển khai, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động.
- Phân quyền rõ ràng từ cấp quản lý đến nhân viên, giúp kiểm soát và quản lý hệ thống một cách hiệu quả.
- Tăng cường khả năng giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Tự động ghi nhận và lưu trữ tất cả các cuộc gọi, giúp quản lý và truy xuất thông tin một cách dễ dàng.
- Hệ thống có khả năng mở rộng và điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Cung cấp các công cụ và tính năng mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình xử lý cuộc gọi và nâng cao hiệu quả công việc.
- Đảm bảo trải nghiệm khách hàng đồng nhất qua các kênh giao tiếp khác nhau, từ điện thoại, email đến tin nhắn.
- Cải thiện hình ảnh và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp thông qua việc cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao và đồng nhất.
Ứng dụng của tổng đài Cloud trong các lĩnh vực
Ứng dụng tổng đài Cloud trong hoạt động chăm sóc khách hàng
Tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp xây dựng một trung tâm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, với các tính năng như: chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, IVR, tích hợp CRM. Đồng thời là khả năng tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Ứng dụng tổng đài Cloud trong kinh doanh
Với những ưu điểm mà tổng đài Cloud tạo ra cho doanh nghiệp khi có thể xây dựng nên một trung tâm chăm sóc khách hàng tối ưu, việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng được cải thiện đáng kể. Không chỉ là tiếp cận khách hàng, chốt đơn nhanh chóng, xử lý các phản ánh của khách hàng, mà từ đó còn giúp xây dựng uy tín thương hiệu vững chắc, và qua đó có thể tạo ra được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng tiếp theo. Đây cũng được coi là một phương thức lan tỏa tiếp thị trong cộng đồng.
Ứng dụng tổng đài Cloud trong hoạt động quản lý nội bộ
Với các tính năng linh hoạt và hiện đại, tổng đài Cloud giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc, tăng cường sự kết nối giữa các bộ phận và nâng cao năng suất. Giúp nhân viên dễ dàng liên lạc với nhau, bất kể họ đang ở đâu. Tạo các nhóm làm việc để chia sẻ thông tin và cộng tác hiệu quả.
Đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp, có thể dễ dàng quản lý bằng cách theo dõi thời gian làm việc, số lượng cuộc gọi của từng nhân viên. Từ đó giúp đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên dựa trên các chỉ số cuộc gọi.
Bảng giá tổng đài cloud cho doanh nghiệp tại NTO
Gói start
Giá tham khảo: 100.000đ/người dùng.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 1 số máy nhánh
- 1 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Gói Base
Giá tham khảo: 49.000đ/người dùng.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 5 số máy nhánh
- 5 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Gói Grow
Giá tham khảo: 34.900đ/người dùng.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 10 số máy nhánh
- 10 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Gói Pro
Giá tham khảo: 32.900đ/người dùng.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 30 số máy nhánh
- 30 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Gói VIP
Giá tham khảo: 39.000đ/người dùng.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- 50 số máy nhánh
- 50 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Gói Super
Giá tham khảo: Liên hệ.
- Giá cho 1 tháng sử dụng
- Trên 50 số máy nhánh
- Trên 50 cuộc gọi đồng thời
- Miễn phí khởi tạo
- Miễn phí thu âm lời chào tổng đài tự động
Xem thêm: Bảng giá tổng đài ảo
Tổng đài Cloud mang lại nhiều lợi ích vượt trội, từ tiết kiệm chi phí, linh hoạt mở rộng, hỗ trợ làm việc từ xa đến nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài hiện đại, liên hệ ngay với NTO 1900252388 để được tư vấn và báo giá tốt nhất!
