Giải pháp tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi

Giải pháp tổng đài ảo cho ngành giao thông vận tải

Trong bối cảnh ngành vận tải và kho bãi ngày càng phát triển, nhu cầu về một hệ thống liên lạc hiện đại, hiệu quả và tối ưu chi phí trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Giải pháp tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi chính là công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và tiết kiệm chi phí vận hành.

  • Hệ thống tổng đài truyền thống chưa nhận diện thương hiệu: tỷ lệ cao khách hàng sẽ từ chối khi nhận được cuộc gọi từ doanh nghiệp 
  • Nhiều số điện thoại nên bị phân tán, hệ thống quản lý riêng lẻ
  • Hạn chế về việc tiếp nhận ý kiến từ khách hàng phản hồi về chất lượng dịch vụ
  • Tổng đài viên sẽ không phân biệt được là khách hàng cũ hay mới
  • Khó kiểm soát được chất lượng tương tác giữa tổng đài viên và khách hàng
  • Phát sinh nhiều khoản phí cho nhiều số điện thoại / tổng đài khác nhau
  • Giới hạn trong việc  kết nối nội bộ giữa các chi nhánh / văn phòng
  • Dễ dàng bỏ lỡ, gián đoạn cuộc gọi của khách hàng vào dịp cao điểm vì hệ thống hạn chế gọi/nhận đồng thời
  • Phải luôn có nhân sự phụ trách nhắc khách hàng thời gian khởi hành, tạm dừng
Giải pháp tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi
  • Tiết kiệm chi phí vận hành: Tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi giúp liên lạc không tốn phí giữa tài xế / tài xế, tài xế / văn phòng đều qua hệ thống nội bộ, không phát sinh phí cuộc gọi.
  • Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: Tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi không giới hạn số cuộc goi/ nhận trên tổng đài giúp hệ thống không rơi vào tình trạng báo bận lúc cao điểm.
  • Giải pháp gọi tự động: Giải pháp giúp tự động hoá một số cuộc gọi có thể thay thế con người như: gọi thông báo đáo hạn/ hết hạn/ gia hạn… một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất theo kịch bản và nội dung có sẵn bằng công nghệ Text to Speech
  • Đánh giá và chấm điểm cuộc gọi: Nghe lại ghi âm cuộc gọi theo thời gian gọi, phòng ban, người gọi… để đánh giá cuộc gọi theo mô hình A.S.K của Doanh nghiệp, đồng thời cũng cho phép Khách hàng chấm điểm cuộc gọi thông qua tương tác phím.
  • Truy xuất lịch sử cuộc gọi: Tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi dễ dàng tra cứu lịch sử cuộc gọi và trích xuất dữ liệu ghi âm cuộc gọi giúp xử lí than phiền nhanh chóng.
  • Quản lý phân loại linh hoạt theo từng cuộc gọi: Tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi phân luồng cuộc gọi để khách hàng có thể tiếp cận nhanh nhất đến chi nhánh / văn phòng thuộc hệ thống cần liên hệ.
  • Popup thông tin cuộc gọi đến: Hiển thị thông tin khách hàng khi liên hệ vào hệ thống tổng đài. Giúp nhận diện Khách hàng cũ để cá nhân hoá cuộc gọi, tăng trải nghiệm tốt với Khách hàng.
  • Cuộc gọi thương hiệu Voice Brandname: Khẳng định cuộc gọi thương hiệu với tính năng Voice Brandname của tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi giúp tăng tỷ lệ nghe máy lên đến 95%.Giúp ngành vận chuyển khẳng định thương hiệu trên môi trường thoại.

Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Khi chọn tổng đài ảo ngành vận tải kho bãi cần xem xét một số yếu tố sau:

  • Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình khi sử dụng tổng đài ảo, như số lượng cuộc gọi, số lượng nhân viên, số lượng khách hàng, loại hình dịch vụ, khu vực hoạt động… Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp với năng lực tài chính và kỳ vọng của mình.
  • Chức năng và tính năng của tổng đài ảo: Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các chức năng và tính năng của tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi, như khả năng tương thích với các thiết bị và phần mềm khác, khả năng mở rộng và linh hoạt, khả năng bảo mật và an toàn, khả năng hỗ trợ đa kênh và đa ngôn ngữ, khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác… Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được tổng đài ảo có thể đáp ứng được các yêu cầu và mong muốn của mình.
  • Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần so sánh và đánh giá các chi phí và hỗ trợ kỹ thuật của các nhà cung cấp tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi, như chi phí cài đặt, chi phí hàng tháng, chi phí cuộc gọi, chi phí bổ sung, chi phí nâng cấp… Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp có giá cả hợp lý và chất lượng dịch vụ tốt. 

Triển khai và sử dụng tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi có thể được thực hiện qua các bước sau đây:

  1. Xác định mục tiêu của việc triển khai tổng đài ảo và những yêu cầu cụ thể của ngành vận tải của bạn có thể bao gồm việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, cải thiện việc điều phối tài xế và lịch trình vận chuyển, tối ưu hóa hoạt động vận hành,…
  2. Đảm bảo mạng internet ổn định và băng thông đủ cho việc xử lý các cuộc gọi, đảm bảo hệ thống máy chủ và phần cứng đủ mạnh để xử lý công việc.
  3. Sau khi chọn hệ thống tổng đài ảo, bạn cần tích hợp nó vào hệ thống hiện có của mình. 
  4. Đào tạo nhân viên của bạn về việc sử dụng hệ thống tổng đài ảo và các tính năng liên quan.
  5. Triển khai hệ thống tổng đài ảo cho ngành vận tải kho bãi và theo dõi hoạt động của hệ thống tổng đài ảo.
Các bước để triển khai và sử dụng tổng đài ảo

Nếu quý khách hàng cần thêm thông tin hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài ảo chuyên nghiệp, hiện đại, đầy đủ tính năng nhưng với chi phí phù hợp. Hãy liên hệ ngay với NTO để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Xem thêm: Bảng giá tổng đài ảo

Thư chúc tết NTO 2025

Kết nối với NTO

BÀI VIẾT MỚI

Giỏ hàng
Lên đầu trang