Trong môi trường kinh doanh hiện nay với nhịp độ nhanh, các nhà nhượng quyền mới liên tục tìm kiếm những chiến lược sáng tạo để nâng cao hiệu quả vận hành. Việc OpenAI ra mắt tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc tận dụng trí tuệ nhân tạo để thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp.

Được thiết kế dành riêng cho các phiên bản Business, Enterprise và Education, tính năng này cung cấp cho các nhà nhượng quyền những insight tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Khi mô hình nhượng quyền tiếp tục phát triển, việc tích hợp công nghệ tiên tiến này có thể mang lại những thay đổi đột phá trong việc tối ưu hóa hiệu quả vận hành và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT là gì?

Tính năng Tri thức doanh nghiệp (Company Knowledge) cho phép ChatGPT sử dụng bối cảnh của tổ chức bạn thông qua các connectors để tạo ra câu trả lời phù hợp với công ty và dự án, đồng thời hiển thị trích dẫn rõ ràng từ nguồn gốc dữ liệu.

Nhận câu trả lời theo dữ liệu nội bộ, giúp bạn lập kế hoạch, ra quyết định và hành động chính xác hơn.
Hoạt động trên các ứng dụng đã kết nối.
Người dùng sẽ xác thực các connector của riêng mình; quản trị viên có thể quản lý quyền truy cập và bật/tắt connectors trong workspace.
Hỗ trợ sử dụng các MCP connector tùy chỉnh được xây dựng riêng cho tổ chức (chỉ hỗ trợ chức năng tìm kiếm/lấy dữ liệu).
Quản trị viên/chủ sở hữu Enterprise/Edu có thể kiểm soát quyền truy cập connector thông qua RBAC – phân quyền theo vai trò.
Bạn cần kích hoạt ít nhất một connector để tính năng Tri thức doanh nghiệp hoạt động.

Lưu ý: Tri thức doanh nghiệp hiện chỉ khả dụng trên ChatGPT phiên bản Web. Chưa hỗ trợ cho ứng dụng ChatGPT trên Windows, macOS, Android hoặc iOS.

Tính khả dụng và yêu cầu

Gói ChatGPT hỗ trợ tính năng tri thức doanh nghiệp:
- ChatGPT Business
- ChatGPT Enterprise/Edu
Điều kiện trước khi sử dụng
- Đối với người dùng Business: Connectors được bật mặc định, không cần thiết lập bổ sung.
- Đối với người dùng Enterprise/Edu:
  - Quản trị viên hoặc chủ sở hữu phải bật connectors cho workspace trước khi đội nhóm có thể sử dụng Tri thức doanh nghiệp.
  - Mặc định, connectors ở các gói Enterprise/Edu bị tắt, trừ khi admin đã thiết lập trước đó.
- Yêu cầu cho người dùng cuối: Người dùng cần đăng nhập vào từng ứng dụng làm việc được kết nối (connector) lần đầu tiên khi sử dụng Tri thức doanh nghiệp, trừ khi quản trị viên thực hiện thay cho họ.

Cách thức hoạt động tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT

Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới hoặc sử dụng cuộc trò chuyện hiện có trong ChatGPT.
Nếu bạn bắt đầu cuộc trò chuyện mới, hãy chọn Company Knowledge (Tri thức doanh nghiệp) dưới khung soạn thảo tin nhắn để bật tính năng này cho cuộc trò chuyện. Nếu bạn đang ở cuộc trò chuyện hiện tại, hãy dùng nút “+” (menu công cụ) để chọn Company Knowledge.
Đặt câu hỏi của bạn (ví dụ: “Tóm tắt phản hồi mới nhất và các rủi ro của tài khoản này”).
ChatGPT sẽ tìm kiếm trong các ứng dụng bạn đã kết nối và trả về câu trả lời kèm trích dẫn và liên kết để bạn có thể kiểm tra nguồn thông tin.
Nếu Company Knowledge không được chọn, ChatGPT vẫn có thể tự động sử dụng các kết nối (connectors) như một phần của trải nghiệm mặc định.

Được thiết kế để hiểu được điều đang diễn ra tại nơi làm việc

Tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT có thể thực thi nhiều lượt tìm kiếm để xử lý các chi tiết mâu thuẫn, giúp xử lý hiệu quả hơn khi gặp phải câu hỏi mơ hồ hoặc tình huống chưa có câu trả lời rõ ràng. Điều này đặc biệt hữu ích khi các nhóm chưa thống nhất quan điểm hoặc vẫn đang cân nhắc ra quyết định.

Ví dụ, nếu bạn hỏi “Chúng ta đã thống nhất về mục tiêu của công ty cho năm tới đến đâu rồi?”, thì ChatGPT có thể tóm tắt những nội dung đã thảo luận và nêu bật những quan điểm khác biệt, giúp bạn và nhóm của mình đưa ra bước tiếp theo phù hợp.

Tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT cũng có thể đưa ra các phản hồi toàn diện và cân bằng hơn. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu: “Báo cáo về ý kiến phản hồi của khách hàng sau khi ra mắt ứng dụng di động”, thì công cụ này không chỉ tổng hợp cảm nhận chung của khách hàng, mà còn tích hợp các phiếu hỗ trợ liên quan, trích dẫn ý kiến khách hàng, thậm chí đề xuất các bước tiếp theo. Nhờ đó, bạn sẽ có được bức tranh toàn cảnh hơn về tình hình thực tế, giúp ra quyết định chính xác hơn.

Đồng thời, nhờ khả năng tư duy trong khi tìm kiếm và lọc theo thời gian, Tri thức doanh nghiệp rất giỏi tìm kiếm thông tin theo mốc thời gian. Ví dụ, khi bạn hỏi “Hãy cập nhật nhanh cho tôi về hiệu suất của công ty”, ChatGPT có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều kênh Slack, Google Docs và Trang tính, rồi xếp hạng các nguồn theo mức độ gần đây và chất lượng để cho bạn cái nhìn cập nhật nhất.

Hoặc nếu bạn yêu cầu: “Hãy xem hiệu suất của công ty trong quý I”, ChatGPT cũng có thể truy xuất thông tin vào thời điểm cụ thể đó, để bạn không cần phải tự tìm qua hàng loạt tệp tin hoặc tin nhắn cũ.

Dữ liệu của công ty bạn sẽ luôn được bảo mật, bảo vệ, và do bạn kiểm soát

Khi ChatGPT hỗ trợ cho công việc ngày một nhiều hơn, OpenAI cũng trao cho các tổ chức quyền quyết định lớn hơn về việc ai được truy cập dữ liệu nào, lưu dữ liệu ở đâu, và bảo vệ dữ liệu ra sao.

Kiểm soát: Quản trị viên của gói Enterprise và Edu có thể quản lý quyền truy cập các ứng dụng được kết nối và có hỗ trợ tính năng tri thức doanh nghiệp trong toàn bộ không gian làm việc của mình. Họ có thể tạo ra các vai trò tùy chỉnh và thiết lập quyền cho phép theo cấp độ nhóm⁠ (mở trong cửa sổ mới) để đảm bảo người dùng chỉ truy cập những thông tin họ cần.
Quyền riêng tư: Tính năng Tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT tôn trọng quyền cho phép hiện có của doanh nghiệp, ChatGPT chỉ có thể truy cập nội dung mà từng người dùng được phép xem. OpenAI tuyệt đối không mặc định sử dụng dữ liệu của bạn để huấn luyện.
Bảo mật: Tất cả dữ liệu đều được bảo vệ bằng mã hóa chuẩn ngành. SSO⁠ (mở trong cửa sổ mới) và SCIM⁠ (mở trong cửa sổ mới) giúp làm đơn giản hoạt động quản lý truy cập an toàn khi sử dụng ở quy mô lớn, còn danh sách cho phép địa chỉ IP ⁠(mở trong cửa sổ mới) đảm bảo chỉ cho phép các địa chỉ IP được phê duyệt mới có thể truy cập ChatGPT.
Tuân thủ: Quản trị viên có thể truy cập nhật ký trò chuyện thông qua API Tuân thủ cho Doanh nghiệp ⁠⁠(mở trong cửa sổ mới) cho mục đích báo cáo và tuân thủ yêu cầu của cơ quan quản lý.

Các trường hợp sử dụng tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT

Sử dụng tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT trong việc tổng hợp thông tin

Tính năng tri thức doanh nghiệp trong ChatGPT không chỉ trả lời các câu hỏi như “Tôi làm thế nào để gửi được một bản báo cáo về chi phí?” Tính năng này giúp ChatGPT hiểu ngay bối cảnh công việc của bạn, từ đó hỗ trợ tốt hơn các nhiệm vụ như soạn thảo kế hoạch, tổng hợp báo cáo, hoặc nắm bắt nhanh một dự án mới mà bạn không cần phải giải thích chi tiết về công việc mình đang làm.

Hãy sử dụng công cụ này để giúp bạn:

Biến hiểu biết về khách hàng thành tài liệu chiến lược: ChatGPT có thể tổng hợp ý kiến phản hồi mới nhất của khách hàng được chia sẻ trên các kênh Slack, kết quả khảo sát trên Google Slides, và các chủ đề chính có trong phiếu hỗ trợ để cung cấp thông tin kế hoạch xây dựng lộ trình.
Soạn báo cáo có các thông tin mới nhất: Sau mỗi chiến dịch, ChatGPT có thể trích xuất các thông tin liên hệ hoặc giao dịch liên quan đến chiến dịch của bạn từ HubSpot, soạn bản tóm tắt và ghi chú đánh giá sau chiến dịch trên Google Docs, và các điểm nổi bật được chia sẻ trong chuỗi email để tạo ra một bản tóm tắt về hiệu suất của chiến dịch.
Xây dựng kế hoạch phát hành: ChatGPT có thể quét kho mã GitHub của bạn để tìm mục VIỆC CẦN LÀM còn mở, kiểm tra phiếu công việc liên quan trong Linear, và xem qua các kênh kỹ thuật trên Slack để phát hiện báo cáo lỗi chưa được xử lý, từ đó hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho lần phát hành tính năng tiếp theo. Sau đó, ChatGPT có thể tóm tắt những mục đang chờ xử lý, đã được ghi nhận theo dõi, và vẫn cần được ghi vào hệ thống.