Trong thời đại công nghệ số, tổng đài ảo trở thành giải pháp liên lạc tối ưu cho doanh nghiệp. Với nhiều ưu điểm như chi phí thấp, dễ dàng mở rộng và không cần đầu tư hạ tầng phức tạp, đăng ký tổng đài ảo đang là lựa chọn hàng đầu cho các công ty muốn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đăng ký nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn 6 bước đơn giản để đăng ký tổng đài ảo, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai hệ thống liên lạc chuyên nghiệp.
Đăng ký tổng đài ảo có lợi ích gì?
Đăng ký tổng đài ảo (hay tổng đài điện thoại ảo) không chỉ đơn giản là một cách thay thế cho tổng đài truyền thống, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.
Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp đăng ký tổng đài ảo:
- Tiết kiệm chi phí: Đăng ký tổng đài ảo giảm chi phí đầu tư ban đầu so với việc triển khai tổng đài truyền thống. Không cần phải mua thiết bị đắt tiền và chi trả phí bảo trì, cập nhật.
- Tích hợp dễ dàng: Tổng đài ảo có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) hoặc các ứng dụng khác của doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quá trình tương tác với khách hàng.
- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Một số tổng đài ảo có khả năng ghi và lưu trữ cuộc gọi, giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi và phân tích thông tin quan trọng về tương tác với khách hàng.
- Cải thiện khả năng phản hồi: Khi đăng ký tổng đài ảo sẽ cho phép doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các tính năng như tự động hóa cuộc gọi hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến người phù hợp, giúp cải thiện khả năng phản hồi cho khách hàng nhanh chóng.
- Khả năng mở rộng quy mô: Doanh nghiệp có thể linh hoạt mở rộng số lượng đường dây cuộc gọi và số lượng người sử dụng theo nhu cầu thực tế của họ.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc: Đăng ký tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và dễ dàng truy cập cho nhân viên.
- Tăng tính bảo mật: Tổng đài ảo thường có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Tích hợp tự động và các tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh giúp giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc xử lý cuộc gọi, giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc chính.
6 bước đăng ký tổng đài ảo nhanh chóng, đơn giản
Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo phù hợp
Khi lựa chọn nhà cung cấp đăng ký dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:
- Tính năng của tổng đài: Đảm bảo rằng việc đăng ký tổng đài ảo tại nhà cung cấp giúp doanh nghiệp được nhận đầy đủ các tính năng cần thiết như: định tuyến cuộc gọi, hộp thư thoại, quay số nhóm và ghi âm cuộc gọi.
- Bảng giá dịch vụ thuê tổng đài: So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn.
- Khả năng tích hợp của tổng đài: Kiểm tra xem tổng đài ảo từ nhà cung cấp có thể tích hợp với các hệ thống CRM và ERP hiện có của bạn hay không.
- Dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp: Chọn một nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy để nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động nếu có.
- Độ bảo mật của tổng đài ảo: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp sử dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin cuộc gọi và dữ liệu khách hàng của bạn.
Bước 2: Chọn gói dịch vụ tổng đài ảo hợp lý
Khi chọn gói dịch vụ đăng ký tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc đến các yếu tố sau:
- Ngân sách của doanh nghiệp: Hãy xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể chi trả cho dịch vụ tổng đài ảo hàng tháng để từ đó xác định gói dịch vụ phù hợp với chi phí này.
- Số lượng cuộc gọi cần xử lý: Ước tính số lượng cuộc gọi mà doanh nghiệp sẽ nhận được mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng để lựa chọn gói dịch vụ đúng với nhu cầu thực tế.
- Tính năng cần thiết: Xác định các tính năng cần thiết mà tổng đài ảo phải có để phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng: Nếu doanh nghiệp dự kiến phát triển trong tương lai, hãy chọn gói dịch vụ có thể mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp.
Bước 3: Lựa chọn đầu số tổng đài
Khi đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ được cung cấp nhiều lựa chọn về đầu số để gắn với số điện thoại của mình. Việc lựa chọn đầu số phù hợp đóng vai trò quan trọng trong xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo thuận tiện cho khách hàng.
Các đầu số thường được doanh nghiệp lựa chọn như: 024, 028, 029, 03, 04, 05, 06, 07, 1900, 1800
Để chọn được đầu số phù hợp, doanh nghiệp nên xác định khu vực hoạt động chính của mình. Mỗi đầu số sẽ thường gắn với một địa điểm hoạt động khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chọn các đầu số dễ nhớ và chưa từng được doanh nghiệp khác sử dụng trước đó.
Bước 4: Ký hợp đồng với đơn vị cung cấp tổng đài ảo
Sau khi đã hoàn tất các bước lựa chọn và cấu hình tổng đài ảo, bước tiếp theo khi đăng ký tổng đài ảo đó là ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Doanh nghiệp và đơn vị cung cấp sẽ thỏa thuận các điều khoản, điều kiện trong dịch vụ tổng đài, thời gian thực hiện hợp đồng. Cuối cùng là ký kết hợp đồng để thể hiện sự đồng thuận với quy định đã đề ra trước đó.
Bước 5: Chọn thiết bị đầu cuối
Bước tiếp theo trong quy trình đăng ký tổng đài ảo là lựa chọn thiết bị đầu cuối. Đây là những thiết bị vật lý hoặc ảo sẽ được kết nối với hệ thống tổng đài ảo để thực hiện các cuộc gọi. Có nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau, mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các thiết bị đầu cuối như: điện thoại IP hay phần mềm Softphone,… Khi chọn thiết bị đầu cuối, điều quan trọng là phải cân nhắc nhu cầu và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp. Nếu bạn cần các tính năng tiên tiến và độ tin cậy cao, thì điện thoại IP có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm chi phí, thì phần mềm softphone lại là lựa chọn tốt hơn cả.
Bước 6: Tiến hành cấu hình và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp
Bước cuối cùng trong quy trình đăng ký tổng đài ảo đó là tiến hành cấu hình và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thực hiện đúng bước này sẽ đảm bảo hệ thống tổng đài hoạt động hiệu quả, đáp ứng các mục đích sử dụng của tổ chức.
Trong quá trình thiết lập cấu hình, doanh nghiệp sẽ thiết lập các tính năng như tự động trả lời, định tuyến cuộc gọi theo yêu cầu, ghi âm cuộc gọi, tích hợp tổng đài ảo với các phần mềm quản lý khác. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh giao diện người dùng sao cho dễ dàng quản lý và sử dụng nhất.
Đăng ký tổng đài ảo ở đâu?
Hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình. Một trong số đó phải nhắc đến dịch vụ tổng đài ảo tại NTO – đơn vị cung cấp tổng đài ảo chuyên nghiệp với dịch vụ uy tín, chất lượng cao. Khi đăng ký tổng đài ảo tại NTO, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trọn gói từ tư vấn, triển khai đến vận hành mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp.
Hệ thống tổng đài của NTO có đầy đủ tính năng hiện đại như IVR (trả lời tự động), ghi âm cuộc gọi, chuyển hướng linh hoạt, tích hợp CRM giúp tối ưu hiệu suất làm việc. Đặc biệt, với đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 và chính sách giá minh bạch, NTO cam kết mang đến giải pháp tổng đài ảo ổn định, bảo mật và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay hotline 1900252388 để được tư vấn và báo giá tốt nhất!
Lý do đăng ký tổng đài ảo tại NTO?
Đăng ký tổng đài ảo tại NTO mang đến nhiều lợi thế cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tính năng lưu trữ và quản lý thông tin: Giải pháp tổng đài ảo tại MP Transformation giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, thu thập cuộc gọi và dữ liệu hiệu quả, từ đó dễ dàng theo dõi, truy xuất thông tin cần thiết.
- Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo tại MP Transformation giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cơ sở hạ tầng, bảo trì và thuê nhân viên so với hệ thống tổng đài truyền thống.
- Tính năng tiện ích: Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng tiện ích như định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, phân tích dữ liệu và tích hợp CRM, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
- Tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao: Với dịch vụ tổng đài ảo của MP Transformation, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh số lượng người dùng và tính năng theo nhu cầu thay đổi, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng sự tăng trưởng và mở rộng.
Việc đăng ký tổng đài ảo không hề phức tạp nếu doanh nghiệp tuân theo quy trình trên. Chỉ với 6 bước đơn giản, bạn có thể sở hữu một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, giúp tối ưu liên lạc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo chất lượng, hãy liên hệ ngay với NTO qua hotline 1900252388 để được tư vấn và báo giá nhanh nhất!
