Ghi chú thủ công trong các cuộc họp ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế khi người tham gia phải đồng thời theo dõi nội dung và ghi chép, dẫn đến giảm mức độ tập trung và dễ bỏ sót thông tin quan trọng. Để khắc phục vấn đề này, Zoom đã phát triển tính năng Zoom My Notes, một công cụ ghi chú cuộc họp ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép tự động ghi lại, phân tích và tóm tắt nội dung theo thời gian thực.
Cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng Zoom My Notes trong bài viết dưới đây.
Zoom My Notes là gì?
Zoom My Notes là một tính năng thuộc hệ sinh thái Zoom AI Companion, cho phép người dùng tự động ghi chú nội dung cuộc họp mà không cần thực hiện thủ công.
Công cụ này sử dụng AI để:
- Ghi lại nội dung hội thoại
- Chuyển giọng nói thành văn bản (transcription)
- Tóm tắt nội dung chính cuộc họp
- Trích xuất các nhiệm vụ cần thực hiện (action items)
Điểm nổi bật của Zoom My Notes là khả năng hoạt động trên nhiều môi trường họp khác nhau, không chỉ giới hạn trong Zoom Meetings.
Hãy để AI ghi lại và tóm tắt các cuộc thảo luận, giúp bạn luôn tập trung và tham gia trọn vẹn vào nội dung cuộc họp.
Tự động ghi chú trên Zoom, Teams, Google Meet và các nền tảng họp bên thứ ba khác – không cần bot tham gia cuộc họp.
Cho phép My Notes chuyển đổi nội dung cuộc họp thành bản ghi chép, tóm tắt, các ý chính và bước tiếp theo để công việc luôn được triển khai liên tục.
Cuộc trò chuyện không kết thúc khi cuộc họp kết thúc
Duy trì sự kết nối trước, trong và sau các cuộc họp với Zoom My Notes. Mọi ý tưởng, hành động và cập nhật đều được lưu giữ xuyên suốt giữa chat, cuộc họp và tài liệu. Không mất ngữ cảnh, không bỏ lỡ đà công việc.
- Hoạt động ở mọi nơi bạn làm việc, từ họp trực tiếp đến các cuộc gọi trực tuyến trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Nhận diện khi bạn đang tham gia cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện và đề xuất có muốn ghi lại ghi chú hay không.
- Giúp bạn tập trung vào nội dung thảo luận thay vì phải ghi chép.
- Ghi lại những ý tưởng nhanh chóng vào sổ tay cá nhân trong các cuộc họp mà vẫn tập trung vào nội dung cuộc trò chuyện.
- Hãy để AI tự động phiên âm và mở rộng ghi chú của bạn.
- Hãy biến những ghi chú của bạn thành những điểm chính được sắp xếp khoa học và các việc cần làm.
- Dễ dàng truy cập toàn bộ ghi chú cuộc họp tại một nơi duy nhất.
- Trích xuất thông tin từ các cuộc thảo luận bằng AI Companion trên web hoặc trong Zoom Docs.
- Đặt câu hỏi bổ sung, chỉnh sửa ghi chú và tạo nội dung mới từ nội dung cuộc họp.
- Chia sẻ nhanh các ý chính qua Zoom Chat hoặc Slack.
Cách sử dụng Zoom My Notes
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng My Notes để tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Mở My Notes
Bắt đầu một cuộc họp trên Zoom – hoặc tham gia qua Microsoft Teams, Google Meet, hoặc họp trực tiếp – sau đó nhấp vào biểu tượng Zoom My Notes trong cửa sổ cuộc họp hoặc ứng dụng Zoom để bắt đầu ghi chú.
Ghi chú hoặc chuyển giọng nói thành văn bản
Nhập nhanh các ý tưởng theo cách thủ công, hoặc bật tính năng chuyển giọng nói thành văn bản để AI Companion ghi lại nội dung theo thời gian thực. Khi tính năng này được kích hoạt, bạn sẽ thấy chỉ báo hiển thị trong cuộc họp Zoom.
Nhận tóm tắt bằng AI
Sau cuộc họp, Zoom My Notes sẽ tự động sắp xếp ghi chú và nội dung transcript thành bản tóm tắt rõ ràng, bao gồm các ý chính và danh sách công việc cần thực hiện.
Xem lại và chia sẻ
Tất cả ghi chú được lưu trong Zoom Hub tại mục Zoom My Notes. Bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ hoặc chuyển đổi chúng thành mẫu để quản lý công việc hiệu quả hơn.
AI ghi chú cho mọi đội nhóm (AI note-taking for every team)
Tăng tốc các cuộc họp và danh sách công việc với trợ lý ghi chú bằng AI.
Tư vấn và làm việc tự do
Các cuộc họp liên tiếp khiến bạn ít thời gian để theo dõi khách hàng. Với các mẫu tóm tắt cuộc họp, AI Companion tự động chuyển nội dung họp thành tài liệu sẵn sàng gửi khách hàng mà không cần chỉnh sửa thêm.
Bán hàng
Tập trung vào bài thuyết trình bán hàng trong khi AI ghi chú cuộc họp, ghi lại các nhiệm vụ và thông tin khách hàng. Sau cuộc gọi, thúc đẩy giao dịch nhanh hơn với email theo dõi tự động được tạo bởi AI dựa trên các mẫu tóm tắt có sẵn.
Giáo viên và gia sư
Ghi lại các buổi học với trợ lý ghi chú AI, sau đó tự động chuyển bản ghi thành các bản tóm tắt dễ hiểu nhằm hỗ trợ việc học của học viên. Có thể yêu cầu AI tạo dàn ý bài giảng dựa trên tiến trình buổi học.
Zoom My Notes có miễn phí không?
Zoom cung cấp:
- Gói miễn phí: giới hạn số lần sử dụng AI note-taking mỗi tháng
- Gói trả phí: sử dụng không giới hạn và mở rộng tính năng nâng cao
Điều này giúp cả cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận theo nhu cầu.
AI Companion và My Notes có sẵn trong các gói Zoom Workplace trả phí.
Các câu hỏi thường gặp về Zoom My Notes
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về Zoom My notes:
AI note-taker là gì?
AI note-taker là một công cụ phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo, công nghệ nhận diện giọng nói và học máy để tự động chuyển đổi, phân tích và tóm tắt nội dung cuộc họp theo thời gian thực, giúp loại bỏ nhu cầu ghi chú thủ công.
Bằng cách đảm nhiệm các tác vụ như chuyển giọng nói thành văn bản, tóm tắt nội dung và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, AI note-taker giúp người tham gia tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện, đồng thời đảm bảo mọi thông tin quan trọng được ghi lại một cách hiệu quả.
Sự khác biệt giữa My Notes và In-person transcription là gì?
My Notes là trợ lý ghi chú AI cá nhân được tích hợp trong Zoom. Công cụ này có thể tự động ghi lại, tổ chức và tóm tắt nội dung cuộc trò chuyện trên Zoom, các nền tảng bên thứ ba và cả các cuộc họp trực tiếp. My Notes liên kết trực tiếp với tài khoản Zoom, giúp lưu trữ ghi chú và bản ghi an toàn trong Zoom Hub và Zoom Docs, đồng thời tạo ra các bản tóm tắt, ý chính và danh sách nhiệm vụ bằng AI.
In-person transcription (trước đây gọi là Transcribe) được thiết kế cho người dùng muốn ghi lại các cuộc trò chuyện trực tiếp. Tính năng này hoạt động trên web và ứng dụng Zoom (sắp có) và tập trung vào việc chuyển giọng nói thành văn bản theo thời gian thực cho các cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc ghi chú bằng giọng nói. Tuy nhiên, nó không kết nối với bản ghi cuộc họp Zoom hoặc các bản tóm tắt AI và sẽ tự động dừng khi phát hiện một cuộc họp Zoom.
Zoom có AI note-taker không?
Có. AI Companion bao gồm tính năng AI note-taker và khả năng ghi chú bằng AI. Công cụ này giúp chuyển cuộc họp thành văn bản theo thời gian thực, sau đó nhanh chóng tạo bản tóm tắt và sắp xếp ghi chú trên một trang duy nhất, dễ truy cập từ lịch làm việc. My Notes – tính năng AI note-taker của Zoom – hoạt động với Zoom Meetings cũng như các nền tảng bên thứ ba.
AI Companion và My Notes có sẵn trong các gói Zoom Workplace trả phí.
AI note-taker có tự động tóm tắt cuộc họp và trích xuất action items không?
Có. Công cụ ghi chú AI của Zoom có khả năng tự động tóm tắt cuộc họp và trích xuất các nhiệm vụ cần thực hiện. Hệ thống hoạt động bằng cách chuyển giọng nói thành văn bản, xác định các ý chính, quyết định và nhiệm vụ, sau đó tạo bản tóm tắt.
Ngoài ra, Zoom còn cung cấp các mẫu tóm tắt cuộc họp tùy chỉnh, phù hợp với từng loại cuộc họp như họp 1-1, brainstorming hoặc họp khách hàng, giúp nội dung tóm tắt trở nên chính xác và phù hợp hơn.
Lợi ích chính của AI note-taker là gì?
Lợi ích quan trọng nhất là giúp người dùng tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện mà không bị phân tâm bởi việc ghi chép.
- Tăng trách nhiệm: Tự động theo dõi nhiệm vụ và công việc cần làm
- Tập trung tốt hơn: Tham gia thảo luận thay vì ghi chép
- Chính xác hơn: Không bỏ sót chi tiết hoặc số liệu quan trọng
- Tiết kiệm thời gian: Nhận tóm tắt ngay thay vì xem lại bản ghi dài
Dữ liệu cuộc họp có an toàn khi dùng AI note-taker không?
Có. Zoom không sử dụng dữ liệu âm thanh, video, chat, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm hoặc các nội dung tương tác khác của khách hàng để huấn luyện mô hình AI của Zoom hoặc bên thứ ba.
Ai là người hưởng lợi nhiều nhất từ AI note-taker?
Những người thường xuyên tham gia nhiều cuộc họp sẽ hưởng lợi nhiều nhất, bao gồm:
- Giáo viên & gia sư: tập trung giảng dạy, AI hỗ trợ tạo ghi chú bài học
- Chuyên gia tư vấn & freelancer: tập trung vào khách hàng thay vì ghi chú
- Nhân viên kinh doanh: tập trung vào mối quan hệ và thuyết trình
Những tính năng quan trọng cần có ở một AI note-taker?
- Phân đoạn nội dung theo chủ đề
- Tự động trích xuất action items
- Khả năng tương tác hỏi lại nội dung
- Tích hợp với CRM hoặc công cụ quản lý công việc
Có cần ghi chú thủ công khi dùng My Notes không?
Không cần thiết. AI của Zoom tự động ghi lại, chuyển đổi và sắp xếp nội dung cuộc họp. Tuy nhiên, một số người vẫn chọn cách kết hợp: để AI xử lý nội dung chính và tự ghi thêm các ý tưởng chiến lược hoặc sáng tạo cá nhân.
Kết luận
Zoom My Notes là bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào môi trường làm việc hiện đại. Công cụ này giúp tự động hóa quá trình ghi chú, tăng hiệu suất họp và giảm đáng kể thời gian xử lý thông tin.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào họp trực tuyến, Zoom My Notes không chỉ là tiện ích hỗ trợ mà đang trở thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc số.
