Trong môi trường làm việc hiện đại, hầu hết công việc đều bắt đầu từ các cuộc trò chuyện. Một chiến lược có thể được quyết định trong cuộc họp, cam kết dự án được thống nhất qua tin nhắn, còn nhu cầu của khách hàng thường được phát hiện trong các cuộc gọi. Tuy nhiên, nhiều công cụ hỗ trợ hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt hoặc lưu trữ nội dung, trong khi phần việc quan trọng nhất -biến thông tin thành hành động cụ thể – vẫn do con người tự xử lý.
Đây cũng chính là khoảng trống khiến nhiều doanh nghiệp chưa khai thác hết giá trị của AI trong công việc. ZoomMate được phát triển nhằm rút ngắn khoảng cách giữa cuộc trò chuyện và nhiệm vụ hoàn thành, giúp doanh nghiệp truy xuất thông tin, điều phối công việc, tạo nội dung và thực thi hành động ngay trong luồng trao đổi hằng ngày.
ZoomMate là gì?
ZoomMate là một không gian làm việc AI được tích hợp trong Zoom Workplace – đóng vai trò như một đồng đội AI cá nhân của bạn trong suốt ngày làm việc. ZoomMate có khả năng hiểu, học hỏi và hành động xuyên suốt các hoạt động hằng ngày, để những điều bạn quyết định trong cuộc trò chuyện thực sự được triển khai. Bạn đưa ra định hướng; ZoomMate đảm nhận phần theo dõi và thực hiện tiếp theo.
Điểm khác biệt nằm ở chính khả năng đó. Phần lớn trợ lý AI thường nằm trong một thanh bên, chờ bạn nhập câu lệnh. Trong khi đó, ZoomMate hoạt động ngay tại nơi công việc đang diễn ra – trong các cuộc họp, tin nhắn, ghi chú và những hệ thống mà đội nhóm của bạn đang sử dụng. Công cụ này biết cần làm gì tiếp theo mà không buộc bạn phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Nhờ vậy, bạn có một trợ lý hiểu được bối cảnh công việc, thay vì chỉ hiểu nội dung của một tài liệu riêng lẻ. Đồng thời, doanh nghiệp có được một hệ thống hành động thống nhất, thay vì phải học thêm một công cụ mới, quản lý thêm một giấy phép mới và tạo thêm một nơi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm.
Tìm hiểu các gói dịch vụ và giá cả của ZoomMate
Basic
ZoomMate
Các tính năng chính của ZoomMate
Dưới đây là các tính năng chính của Zoom Mate bao gồm:
Không gian làm việc
Phân công nhiệm vụ
Lên kế hoạch cho chương trình họp, chuẩn bị bài thuyết trình, soạn thảo tài liệu, gửi thư nhắc nhở và thậm chí tiến hành nghiên cứu.
Kết nối các công cụ bạn đang sử dụng
Kết nối với các ứng dụng bên thứ ba như Salesforce, Jira, Google Drive và OneDrive để giúp ZoomMate hoạt động hiệu quả hơn trong bối cảnh công việc của bạn.
Tạo một thói quen
Lên lịch tự động hóa định kỳ như báo cáo hàng ngày, các mục hành động hàng tuần hoặc tóm tắt chuẩn bị cuộc họp.
Cải thiện khả năng phản ứng theo thời gian
ZoomMate theo dõi công việc của bạn với một lớp bộ nhớ được thiết kế để đưa ra các phản hồi phù hợp mọi lúc, mà không cần nhiều thao tác nhắc nhở.
Tùy chỉnh ghi chú cuộc họp của bạn (sắp ra mắt)
Bạn cần cấu trúc hoặc mức độ chi tiết cụ thể cho bản tóm tắt cuộc họp? Hãy tạo định dạng riêng của bạn, và ZoomMate sẽ tuân theo để tạo bản tóm tắt.
Tác nhân AI (AI agents)
Sử dụng tác nhân có sẵn hoặc tự tạo tác nhân của riêng bạn
Thêm các tác nhân có sẵn hoặc tự tạo tác nhân của riêng bạn mà không cần lập trình. Tùy chỉnh kỹ năng với hướng dẫn và nguồn kiến thức.
Trò chuyện trực tiếp với trợ lý AI
Tương tác trực tiếp với các trợ lý AI trong Zoom Chat để được hỗ trợ. Cấp cho các trợ lý quyền truy cập vào lịch, tin nhắn trò chuyện hoặc tệp đã tải lên của bạn.
Thêm trợ lý AI vào các cuộc trò chuyện nhóm và kênh
Gắn thẻ @Mention cho các nhân viên hỗ trợ trong các cuộc trò chuyện và kênh để nhận được phản hồi phù hợp với ngữ cảnh từ các cuộc hội thoại, tài liệu và ứng dụng được kết nối.
Quy trình làm việc (Workflows)
Tối ưu hóa công việc hàng ngày với các mẫu quy trình làm việc
Duyệt và thêm hàng chục mẫu quy trình làm việc được xây dựng sẵn, chẳng hạn như tạo báo cáo trạng thái hàng tuần, theo dõi cuộc họp và định tuyến phê duyệt.
Tạo quy trình làm việc của riêng bạn
Hãy cho ZoomMate biết bạn cần quy trình làm việc mới của mình thực hiện những gì trong Trình tạo quy trình làm việc, và tăng tốc các công việc hàng ngày của bạn.
Thiết lập trình kích hoạt để chạy các tác vụ tự động
Kích hoạt các hành động từ sự kiện, lịch trình hoặc tin nhắn – cập nhật hồ sơ, gửi email hoặc tự động tạo danh sách việc cần làm hàng ngày.
Tìm kiếm chủ động bằng AI (Agentic search)
Tìm kiếm trên web
ZoomMate tìm kiếm thông tin, tin tức và nghiên cứu theo thời gian thực trên web – ngay từ không gian làm việc của bạn.
Tìm kiếm trong Zoom
Tìm kiếm bản ghi, đoạn chat, tài liệu, danh bạ và các nội dung Zoom khác để nhanh chóng tìm lại các cuộc trò chuyện và thông tin chi tiết trước đó.
Tìm kiếm các ứng dụng khác của bạn
Tìm kiếm tác nhân liên kết ngữ cảnh hội thoại với dữ liệu doanh nghiệp để AI có thể suy luận trên toàn bộ kiến thức của tổ chức.
Năng suất làm việc (Productivity)
Tạo bản trình chiếu từ ghi chú cuộc họp của bạn
Zoom Slides sử dụng trí tuệ nhân tạo để biến các cuộc trò chuyện thành những bài thuyết trình chuyên nghiệp, phục vụ cho các buổi giới thiệu sản phẩm, chiến dịch quảng cáo, đào tạo và nhiều hơn nữa.
Xây dựng bảng tính hiểu rõ hệ thống của bạn
Zoom Sheets biến các cuộc họp và dữ liệu Zoom thành bảng tính được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo để theo dõi, dự báo và nhiều hơn nữa.
Tạo tài liệu chất lượng cao chỉ trong tích tắc
Zoom Paper chuyển đổi các cuộc họp và kiến thức thành các tài liệu sẵn sàng sử dụng trong Microsoft Word, chẳng hạn như báo cáo, chính sách và tài liệu chuyên ngành.
Diễn giải và sắp xếp kiến thức bằng không gian làm việc cộng tác
Zoom Canvas biến các bản tóm tắt cuộc họp thành các tài liệu linh hoạt, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, giúp tạo, sắp xếp và chia sẻ nội dung dễ dàng hơn.
Các trường hợp sử dụng của ZoomMate
ZoomMate là một “bàn làm việc” trí tuệ nhân tạo (Agentic AI) được phát triển bởi Zoom, chuyên tự động hóa các quy trình và công việc phát sinh. Công cụ này hoạt động như một trợ lý ảo, phân tích và hành động dựa trên các cuộc hội thoại để hoàn thành công việc. Dưới đây là các trường hợp sử dụng chính của ZoomMate:
Duy trì đà làm việc từ cuộc họp
- Trước cuộc họp: ZoomMate tạo chương trình họp và thu thập tài liệu chuẩn bị từ các tương tác trước đó.
- Trong cuộc họp: My Notes tự động ghi lại nội dung và bối cảnh cuộc họp.
- Sau cuộc họp: ZoomMate tự động hóa các tác vụ sau cuộc họp như cập nhật Salesforce, gửi email theo dõi và soạn thảo bản trình bày.
Sẵn sàng cho ngày làm việc
- Cập nhật nhanh: Mỗi buổi sáng, ZoomMate cung cấp bản tóm tắt về các dự án quan trọng kể từ lần gần nhất bạn kiểm tra, cùng với tin tức ngành liên quan.
- Sắp xếp thời gian: ZoomMate đưa danh sách việc cần làm vào Zoom Chat dựa trên lịch trình, các cuộc trò chuyện và tin tức mới nhất của bạn.
- Bắt tay vào công việc: ZoomMate khởi tạo các hạng mục hành động như gửi tin nhắn, lên lịch cuộc họp và soạn dàn ý.
Xử lý sự cố nhanh hơn với ngữ cảnh tức thì
- Ưu tiên nhanh: Đặt câu hỏi cho ZoomMate như “Sự cố nào cần được chú ý?” và nhận câu trả lời mà không cần tự tìm kiếm trong các bảng điều khiển.
- Nắm được toàn cảnh: ZoomMate lấy thông tin từ ServiceNow, Google Drive, bản ghi cuộc họp và tin nhắn để cung cấp câu trả lời có trích dẫn, đồng thời tuân thủ quyền truy cập.
- Chuyển sang bước tiếp theo: Yêu cầu ZoomMate soạn bản cập nhật sự cố dựa trên lịch sử ticket, các hành động đã thực hiện và hướng dẫn của công ty.
Giữ dự án đi đúng tiến độ
- Ghi nhận cuộc họp khởi động: My Notes thu thập bối cảnh cho dự án mới dựa trên nội dung thảo luận.
- Cập nhật cho các bên liên quan: Yêu cầu ZoomMate tạo bản trình bày cập nhật trạng thái dựa trên những gì đã thảo luận trong cuộc họp khởi động.
- Luôn đồng bộ: Thiết lập tác nhân dự án ZoomMate, sắp ra mắt, để theo dõi tiến độ, chia sẻ cập nhật và quản lý nhiệm vụ.
Biến cuộc trò chuyện thành công việc hoàn chỉnh
Làn sóng AI đầu tiên trong môi trường làm việc đã giúp chúng ta ghi chú tốt hơn. Làn sóng tiếp theo sẽ giúp chúng ta lấy lại khoảng thời gian từ sau cuộc trò chuyện đến khi nhiệm vụ được hoàn thành – khoảng thời gian mà đội nhóm hiện đang dành cho email theo dõi, bản cập nhật trạng thái, cập nhật CRM và quá trình chậm chạp để chuyển những gì đã thảo luận thành những việc thực sự được triển khai.
ZoomMate được xây dựng cho làn sóng tiếp theo đó: khả năng truy xuất thông tin đưa ra câu trả lời theo đúng ngữ cảnh, các quy trình và tác nhân AI có thể thực thi công việc trên toàn bộ hệ thống công cụ của bạn, công cụ tạo nội dung giúp soạn thảo tài liệu đầu ra khi nội dung cuộc trò chuyện vẫn còn mới, cùng sự đơn giản cho phép bộ phận IT triển khai ở quy mô lớn.
