Cách sử dụng tóm tắt cuộc họp với AI Companion chi tiết

Tóm tắt cuộc họp với Zoom AI Companion sử dụng công nghệ AI, có thể bao gồm các mô hình từ bên thứ ba, và cho phép chủ trì cuộc họp tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI. Khi chủ trì bật tính năng này trong cuộc họp, người tham gia có thể tự động nhận được bản tóm tắt sau khi cuộc họp kết thúc nếu chủ trì chọn chia sẻ với họ. Tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion sử dụng dữ liệu chuyển giọng nói thành văn bản để tạo nội dung tóm tắt cuộc họp.

Bản tóm tắt cuộc họp sẽ được gửi qua email và, nếu tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp được bật, bản tóm tắt cũng sẽ được đăng trong nhóm chat riêng của cuộc họp trên Chat, giúp người tham gia dễ dàng xem lại các nội dung chính và những chủ đề đã được thảo luận.

Tìm hiểu thêm về các tính năng khác của Zoom AI Companion và cách các tính năng AI Companion của Zoom xử lý dữ liệu của bạn.

Yêu cầu và giới hạn

Yêu cầu sử dụng tóm tắt cuộc họp với AI Companion

• Người dùng được cấp phép trên tài khoản Zoom Workplace Pro, Zoom Workplace Pro Plus, Zoom Workplace Business, Zoom Workplace Business Plus, Zoom Workplace Enterprise, Zoom Workplace Enterprise Plus hoặc Enterprise Bundle.
  • Tóm tắt cuộc họp có sẵn cho khách hàng có Thỏa thuận liên kết kinh doanh còn hiệu lực.
• Tóm tắt cuộc họp được bật
• Ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn dành cho Windows, macOS hoặc Linux: Phiên bản toàn cầu tối thiểu trở lên
• Ứng dụng di động Zoom dành cho Android hoặc iOS: Phiên bản tối thiểu toàn cầu trở lên
• Zoom Rooms phiên bản 5.16.0 trở lên
• (Tùy chọn) Để giúp cải thiện khả năng nhận diện ngôn ngữ cho bản tóm tắt cuộc họp, bạn có thể bật phụ đề tự động và thiết lập ngôn ngữ nói trong cuộc họp. 

Lưu ý: Ứng dụng AI Companion có thể không khả dụng đối với một số ngành nghề và khách hàng ở một số khu vực nhất định.

Hạn chế của tóm tắt cuộc họp bằng AI Companion

Tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion có những hạn chế sau:

• Nếu bạn không thiết lập đại từ xưng hô hoặc chọn không chia sẻ chúng trong cuộc họp, các đại từ do Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) chọn sẽ được sử dụng khi đề cập đến bạn.
• Tóm tắt cuộc họp với AI Companion không khả dụng trong các phòng theo nhóm.
• Người tham dự phải đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình trong suốt cuộc họp để tự động nhận được bản tóm tắt.
• Chỉ người chủ trì và người đồng chủ trì cuộc họp mới có thể bắt đầu hoặc dừng tóm tắt cuộc họp thông qua các điều khiển trong cuộc họp.

Cách bắt đầu tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion

Cách bắt đầu tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion trên máy tính

Bắt đầu tóm tắt cuộc họp với tư cách người chủ trì

Khi cuộc họp bắt đầu, người chủ trì có thể tự khởi động bản tóm tắt cuộc họp để những người tham dự có thể xem. Người chủ trì cuộc họp cũng có thể cấu hình để bản tóm tắt cuộc họp tự động hiển thị cho người tham dự khi cuộc họp bắt đầu.

1. Bắt đầu cuộc họp từ ứng dụng Zoom trên máy tính.
2. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, di chuột qua biểu tượng hình thoi AI Companion . Cửa sổ AI Companion sẽ mở ra trong cuộc họp.
3. Chọn ô đánh dấu Tóm tắt cuộc họp [Meeting summary].
4. (Tùy chọn) Chọn hộp kiểm Tạo bản ghi [Generate transcript] để tạo bản ghi sẽ có sẵn sau cuộc họp.
5. Nhấp vào Bắt đầu AI Companion [Start AI Companion].
   Bản tóm tắt cuộc họp sẽ bắt đầu sử dụng dữ liệu chuyển giọng nói thành văn bản của cuộc họp để AI Companion tham chiếu.
   Người tham gia sẽ thấy biểu tượng kim cương đổi màu để cho biết AI Companion đang hoạt động.

Việc bắt đầu và dừng tóm tắt vẫn sẽ tạo ra bản tóm tắt cuộc họp về nội dung thảo luận trong suốt thời gian tính năng này được bật.

Lưu ý: Tính năng này không yêu cầu người chủ trì phải có mặt, vì việc tạo bản tóm tắt cuộc họp sẽ bắt đầu ngay khi có người bắt đầu cuộc họp của bạn. Người chủ trì cuộc họp trên các phiên bản máy khách dưới 6.7.5 có thể truy cập AI Companion từ thanh công cụ cuộc họp ở cuối cuộc họp.

Yêu cầu tóm tắt cuộc họp với tư cách là người tham gia

Nếu chưa có tính năng AI Companion nào được bật, bất kỳ người tham gia nào cũng có thể yêu cầu kích hoạt cho cuộc họp hiện tại. Người chủ trì sẽ nhận được yêu cầu trong cuộc họp để bật AI Companion. Nếu người chủ trì chưa bật AI Companion cho các cuộc họp của họ, người chủ trì, người đồng chủ trì và bất kỳ người tham gia nào đều có thể yêu cầu bật tính năng này.

Nếu người chủ trì hoặc một người tham gia khác là quản trị viên (admin), họ sẽ được nhắc bật tính năng ngay trong cuộc họp hiện tại.

• Đối với tài khoản Pro, người quản trị trong cuộc họp sẽ được nhắc bật cả tính năng Tóm tắt cuộc họp trong cuộc họp và cài đặt Tóm tắt cuộc họp trên cổng thông tin web thông qua cửa sổ nhắc nhở của cuộc họp. Thao tác này có hiệu lực ngay lập tức.
• Đối với tài khoản Business trở lên, người quản trị trong cuộc họp sẽ được nhắc mở cổng thông tin web và bật cài đặt Tóm tắt cuộc họp trong cửa sổ cuộc họp. Cài đặt này sẽ có hiệu lực khi cuộc họp tiếp theo bắt đầu.

Nếu không ai trong cuộc họp có quyền quản trị cần thiết, yêu cầu sẽ được gửi đến quản trị viên tài khoản thông qua email từ Zoom.

1. Tham gia cuộc họp bằng ứng dụng Zoom trên máy tính.
2. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, di chuột qua biểu tượng hình thoi AI Companion . 
   Cửa sổ AI Companion sẽ mở ra trong cuộc họp.
   Nếu tính năng này chưa được bật cho cuộc họp, người tham gia sẽ được yêu cầu kích hoạt tính năng.
3. Nhấp vào Hỏi Người chủ trì để khởi động AI Companion [Ask host to start AI Companion].
   Nếu người chủ trì hoặc một người tham gia cuộc họp khác là quản trị viên, họ sẽ được nhắc bật tính năng này trong cuộc họp hiện tại. Nếu không ai trong cuộc họp có quyền cần thiết để bật tính năng này, quản trị viên sẽ nhận được yêu cầu qua email.

Tắt AI Companion với vai trò là người chủ trì

Nếu người chủ trì muốn thảo luận các chủ đề mà không cần AI Companion chạy để tóm tắt cuộc họp, họ có thể tắt tính năng này.

1. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, di chuột qua  biểu tượng hình thoi AI Companion . Cửa sổ AI Companion sẽ mở ra trong cuộc họp. 
2. Phương án 1: Bỏ chọn ô Tóm tắt cuộc họp [Meeting summary].
   Phương án 2: Nhấp vào Dừng AI Companion [Stop AI Companion] để dừng tất cả các tính năng của AI Companion.
   Một cửa sổ xác nhận sẽ hiện ra.
3. Trong cửa sổ này, hãy xác nhận những điều sau:
   • Xác nhận việc tắt tính năng tóm tắt cuộc họp AI Companion trong cuộc họp hiện tại.
   • (Tùy chọn) Chọn hộp kiểm Xóa tài sản cuộc họp [Delete meeting assets] để xóa các tài sản cuộc họp liên quan. Tùy chọn xóa tài sản cuộc họp áp dụng cho bản ghi và tóm tắt, ngoại trừ các bản ghi do người tham dự cuộc họp hoàn thành bằng cách sử dụng Ghi chú của tôi trước khi người chủ trì cuộc họp xóa tài sản cuộc họp.
4. Nhấp vào Dừng [Stop] để xác nhận.

Cách bắt đầu tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion trên điện thoại

Bắt đầu tóm tắt cuộc họp với tư cách người chủ trì

1. Bắt đầu cuộc họp từ ứng dụng Zoom trên điện thoại di động.
2. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy nhấn vào biểu tượng hình thoi AI Companion .
3. Nhấn vào nút bật/tắt Tóm tắt cuộc họp để kích hoạt tính năng này.
4. (Tùy chọn) Nhấp vào nút bật/tắt Lưu giữ bản ghi cuộc họp [Retain meeting transcript] để tạo bản ghi sau cuộc họp.
5. Nhấp vào Bắt đầu AI Companion [Start AI Companion].
6. (Tùy chọn) Để dừng tạo bản tóm tắt, hãy chạm vào biểu tượng hình thoi AI Companion rồi chạm vào nút chuyển đổi Tóm tắt cuộc họp [Meeting summary] để tắt. Để tắt cả Tóm tắt cuộc họp và Câu hỏi cuộc họp, hãy chạm vào Dừng AI Companion [Stop AI Companion]. Sau khi cuộc họp kết thúc, bản tóm tắt sẽ được hoàn tất và gửi đi.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bản tóm tắt sẽ được hoàn thiện và gửi đi.

Yêu cầu tóm tắt cuộc họp với tư cách là người tham gia

1. Tham gia cuộc họp với ứng dụng di động Zoom.
2. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, hãy nhấn vào biểu tượng hình thoi AI Companion .
3. Nhấn vào nút chuyển đổi Tóm tắt cuộc họp [Meeting summary], sau đó nhấn 
   Yêu cầu người chủ trì khởi động AI Companion [Ask Host to Start AI Companion].
   Yêu cầu sẽ được gửi đến người chủ trì (nếu người chủ trì là quản trị viên) hoặc bất kỳ quản trị viên nào trong cuộc họp hiện tại. Nếu không có quản trị viên nào, yêu cầu sẽ được gửi qua email.

Tắt AI Companion với vai trò là người chủ trì

Nếu người chủ trì muốn thảo luận các chủ đề mà không cần AI Companion chạy để tóm tắt cuộc họp, họ có thể tắt tính năng này.

1. Ở góc trên bên phải cửa sổ cuộc họp, di chuột qua  biểu tượng hình thoi AI Companion . Cửa sổ AI Companion sẽ mở ra trong cuộc họp. 
2. Phương án 1: Bỏ chọn ô Tóm tắt cuộc họp [Meeting summary].
   Phương án 2: Nhấp vào Dừng AI Companion [Stop AI Companion] để dừng tất cả các tính năng của AI Companion.
   Một cửa sổ xác nhận sẽ hiện ra.
3. Trong cửa sổ này, hãy xác nhận những điều sau:
   • Xác nhận việc tắt tính năng tóm tắt cuộc họp AI Companion trong cuộc họp hiện tại.
   • (Tùy chọn) Chọn hộp kiểm Xóa tài sản cuộc họp [Delete meeting assets] để xóa các tài sản cuộc họp liên quan. Tùy chọn xóa tài sản cuộc họp áp dụng cho bản ghi và tóm tắt, ngoại trừ các bản ghi do người tham dự cuộc họp hoàn thành bằng cách sử dụng Ghi chú của tôi trước khi người chủ trì cuộc họp xóa tài sản cuộc họp.
4. Nhấp vào Dừng [Stop] để xác nhận.

Cách bắt đầu tính năng tóm tắt cuộc họp với AI Companion trên Zoom Rooms

Bắt đầu tóm tắt cuộc họp với tư cách người chủ trì

1. Bắt đầu cuộc họp từ Phòng Zoom.
2. Trên bộ điều khiển Zoom Rooms hoặc màn hình cảm ứng, hãy chạm vào Thêm [More].
3. Trong các điều khiển bổ sung trong cuộc họp xuất hiện, hãy nhấn vào Bắt đầu tóm tắt [Start Summary].
4. (Tùy chọn) Trên bộ điều khiển Zoom Rooms hoặc màn hình cảm ứng, chạm vào Thêm [More], sau đó chạm vào Dừng tóm tắt [Stop summary] để dừng tạo tóm tắt cuộc họp hiện tại.

Cách xem tóm tắt cuộc họp

Nếu người chủ trì cuộc họp cho phép chia sẻ, người tham gia cuộc họp có thể truy cập bản tóm tắt qua email và Zoom Team Chat. Bất kỳ ai nhận được bản tóm tắt cuộc họp đều có thể lưu và chia sẻ bản tóm tắt đó với các ứng dụng và người khác. Chủ sở hữu tài khoản có thể truy cập vào bản tóm tắt cuộc họp.

Bản tóm tắt cuộc họp cũng có thể được truy cập từ Zoom Hub, cùng với các tài nguyên khác của Zoom như tài liệu, bảng trắng, video ngắn và bản ghi cuộc họp.

Cách xem tóm tắt cuộc họp với AI Companion thông qua Chat

Tóm tắt cuộc họp chỉ khả dụng thông qua Zoom Team Chat nếu cuộc họp được lên lịch với chế độ trò chuyện liên tục trong cuộc họp được bật.

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom trên máy tính.
2. Nhấp vào thẻ Trò chuyện nhóm [Chat].
3. Chọn nhóm trò chuyện có tên giống với chủ đề cuộc họp.
4. Tìm kiếm tin nhắn từ Zoom Meetings sau đó nhấp vào Xem chi tiết [View Details].
5. (Tùy chọn) Nhấp vào Chỉnh sửa [Edit] để sửa đổi tóm tắt, sau đó nhấp vào Lưu [Save].
   Lưu ý: Chỉ có người chủ trì mới có thể chỉnh sửa tóm tắt.
6. (Tùy chọn) Nhấp vào Xóa [Delete] để xóa bản tóm tắt.
   Lưu ý: Chỉ có người chủ trì mới có thể xóa tóm tắt. Không thể hoàn tác hành động này và không thể khôi phục bản tóm tắt đã xóa vào kênh trò chuyện.

Cách xem tóm tắt cuộc họp với AI Companion thông qua email

Khi bản tóm tắt cuộc họp khả dụng, một bản sao sẽ được gửi đến email. Nếu tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp bị tắt đối với cuộc họp có bản tóm tắt cuộc họp, thì bản tóm tắt đó chỉ được chia sẻ theo cách này.

1. Truy cập hộp thư đến email của bạn.
2. Chọn email có cùng chủ đề với chủ đề cuộc họp để xem tóm tắt.
3. (Tùy chọn) Trong phần nội dung email, hãy nhấp vào Chỉnh sửa tóm tắt tại đây [Edit Summary Here].
   Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình (nếu bạn chưa đăng nhập) để tiếp tục chỉnh sửa bản tóm tắt thông qua cổng thông tin web.
   Lưu ý: Chỉ có người chủ trì mới có tùy chọn Chỉnh sửa tóm tắt tại đây [Edit Summary Here].

Lưu ý:

• Người dùng chưa xác thực sẽ không nhận được tóm tắt qua email vì không có địa chỉ email nào được liên kết khi họ tham gia cuộc họp.
• Những người tham gia cuộc họp ngẫu nhiên (thông qua lời mời liên hệ trong cuộc họp hoặc chia sẻ liên kết tham gia) sẽ không nhận được bản tóm tắt vì họ không có trong danh sách được mời ban đầu.

Cách quản lý bản tóm tắt cuộc họp

Trang Tóm tắt cuộc họp với AI Companion cho phép bạn xem, chỉnh sửa và chia sẻ tóm tắt các cuộc họp mà bạn đã tổ chức.

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Tóm tắt [Summaries].
3. Trong thẻ Tóm tắt của tôi [My Summaries], hãy chọn từ danh sách để truy cập vào tóm tắt cuộc họp. Ngoài ra, hãy nhập chủ đề hoặc ID cuộc họp hoặc chọn phạm vi ngày để tìm kiếm bản tóm tắt cuộc họp cụ thể sẽ được hiển thị.
   Chọn từ các tùy chọn sau:
   • Chia sẻ [Share] : Gửi tóm tắt qua email. Bạn sẽ được yêu cầu nhập một hoặc nhiều địa chỉ email hoặc tên liên hệ, sau đó nhấp vào Chia sẻ [Share].
   • Chỉnh sửa [Edit] : Sửa đổi bản tóm tắt và sau đó nhấp vào Lưu [Save].
   • Xóa [Delete] : Xóa tóm tắt.
     Lưu ý: Không thể hoàn tác hành động này.

Bạn cũng có thể chia sẻ và xóa tóm tắt cuộc họp trực tiếp từ Zoom Hub.

Ngôn ngữ được hỗ trợ cho Tóm tắt cuộc họp với AI Companion

Tính năng tóm tắt cuộc họp có thể tóm tắt các cuộc thảo luận trong cuộc họp bằng nhiều ngôn ngữ. Nếu có nhiều hơn một ngôn ngữ được sử dụng trong cuộc họp, bản tóm tắt được tạo sẽ được cung cấp bằng ngôn ngữ được đa số người tham gia sử dụng hoặc ngôn ngữ của người chủ trì cuộc họp nếu không xác định được ngôn ngữ mà đa số người tham gia sử dụng.