Hướng dẫn sử dụng bảng AI Companion trong Zoom Workplace

Bảng AI Companion trong Zoom Workplace cung cấp cho người dùng một trợ lý cá nhân ngay trong ứng dụng Zoom Workplace, giúp công việc hàng ngày trở nên hiệu quả và dễ quản lý hơn.

Với biểu tượng AI Companion hình kim cương trong Zoom Workplace, người dùng có thể mở một bảng điều khiển để đặt câu hỏi và nhận các câu trả lời được cá nhân hóa, được tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu và ngữ cảnh khác nhau mà người dùng có quyền truy cập.

Hiện tại, bảng AI Companion hỗ trợ trả lời các câu hỏi liên quan đến:

• Cuộc họp (Meetings)
• Trò chuyện (Chat)
• Zoom Docs
• Thư (Mail)
• Lịch (Calendar)
• Danh bạ (Contacts)

Bảng AI Companion trong Zoom Workplace cũng có thể tham chiếu các tài liệu và tệp tin đặc thù của tổ chức mà quản trị viên tải lên bộ sưu tập kiến thức trong AI Studio, từ đó sử dụng để truy xuất và cung cấp thông tin liên quan khi phản hồi truy vấn của người dùng.

Yêu cầu sử dụng bảng AI Companion trong Zoom Workplace

• Tài khoản Zoom Workplace Pro, Pro Plus, Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus hoặc Enterprise Bundle
  Tham khảo: Bảng giá mua Zoom Workplace bản quyền
• Tính năng AI Companion panel phải được bật trong Zoom Workplace
• Ứng dụng Zoom desktop:
  • Windows: 6.2.5 trở lên
  • macOS: 6.2.5 trở lên
  • Linux: 6.2.5 trở lên
• Ứng dụng Zoom mobile:
  • Android: 6.3.0 trở lên
  • iOS: 6.3.0 trở lên

Lưu ý: AI Companion hiện khả dụng cho khách hàng đặt máy chủ tại Mỹ, với một số giới hạn đối với khách hàng ở các khu vực không được hỗ trợ bởi các nhà cung cấp mô hình bên thứ ba, cũng như một số ngành nghề đặc thù.

Cách truy cập bảng AI Companion trong Zoom Workplace

Cách truy cập bảng AI Companion trong Zoom Workplace trên máy tính (Windows | macOS | Linux)

Bảng AI Companion được hiển thị rõ trên thẻ Trang chủ của ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính.

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính
2. Nhấp vào thẻ Trang chủ [Home]
3. Trong bảng AI Companion ở bên phải, bạn có thể:
   • Trong hộp văn bản, nhập từ khóa, cụm từ hoặc câu, sau đó nhấn vào biểu tượng gửi.
   • Nhấp vào một trong những câu lệnh được gợi ý như “Hôm nay có những cuộc họp nào” hoặc “Một số hoạt động làm quen trong cuộc họp”.
   • Nhấp vào biểu tượng đính kèm tệp để chọn tệp cho AI Companion nhằm cải thiện kết quả. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI Companion tóm tắt tệp đã chọn.
   • Nhập / vào hộp văn bản, sau đó chọn nguồn dữ liệu bạn muốn.
   • Nhấp vào biểu tượng bật ra để tách rời bảng để sử dụng đồng thời với các sản phẩm khác trong ứng dụng Zoom Workplace.
   • Nhấp vào biểu tượng lịch sử để xem bản ghi lịch sử các cuộc trò chuyện trước đây của bạn trong bảng AI Companion.
   • Nhấp vào biểu tượng cuộc trò chuyện mới để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
4. Khi bạn đã sẵn sàng gửi tin nhắn, hãy nhấp vào biểu tượng gửi .
   AI Companion sẽ phân tích câu lệnh của bạn và phản hồi. Phản hồi của AI Companion sẽ khác nhau tùy thuộc vào câu lệnh, cài đặt sản phẩm và nguồn dữ liệu được cấu hình có sẵn.
5. (Tùy chọn) Để sao chép phản hồi từ AI Companion, hãy nhấp vào biểu tượng sao chép .
6. (Tùy chọn) Để góp ý về phản hồi, hãy nhấp vào biểu tượng phản hồi tốt hoặc biểu tượng phản hồi không tốt . Bạn cũng có quyền lựa chọn cung cấp thêm chi tiết, và quyết định xem có chia sẻ nội dung liên quan đến góp ý của mình với nhóm AI để họ cải thiện sản phẩm hay không. 

Cách truy cập bảng AI Companion trong Zoom Workplace trên điện thoại (Android | iOS)

1. Đăng nhập vào ứng dụng di động Zoom Workplace.
2. Ở góc trên bên phải, nhấn vào biểu tượng AI Companion .
3. Trong bảng AI Companion, bạn có thể:
   • Nhập từ khóa, cụm từ hoặc câu vào hộp văn bản, sau đó nhấn vào biểu tượng gửi.
   • Nhấn vào một trong những câu lệnh được gợi ý.
   • Nhấp vào biểu tượng đính kèm tệp để chọn tệp cho AI Companion nhằm cải thiện kết quả. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu AI Companion tóm tắt tệp đã chọn.
   • Nhấn vào biểu tượng lịch sử để xem bản ghi lịch sử các cuộc trò chuyện trước đây của bạn trong bảng AI Companion.
   • Nhấn vào biểu tượng cuộc trò chuyện mới để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
   • Nhấn vào biểu tượng đóng để thoát bảng AI Companion.
4. Khi bạn đã sẵn sàng gửi tin nhắn, hãy nhấn vào biểu tượng gửi .
   AI Companion sẽ phân tích câu lệnh của bạn và phản hồi. Phản hồi của AI Companion sẽ khác nhau tùy thuộc vào câu lệnh, cài đặt sản phẩm và nguồn dữ liệu được cấu hình có sẵn.
5. (Tùy chọn) Để sao chép phản hồi từ AI Companion, hãy nhấn vào biểu tượng sao chép .
6. (Tùy chọn) Để góp ý về phản hồi, hãy nhấp vào biểu tượng phản hồi tốt hoặc biểu tượng phản hồi không tốt . Bạn cũng có quyền lựa chọn cung cấp thêm chi tiết, và quyết định xem có chia sẻ nội dung liên quan đến góp ý của mình với nhóm AI để họ cải thiện sản phẩm hay không. 

Cách sử dụng bảng AI Companion từ các thẻ sản phẩm được hỗ trợ

Dù đang mở thẻ sản phẩm nào, người dùng đều có thể truy cập bảng AI Companion bằng cách nhấn vào biểu tượng AI Companion ở góc trên bên phải của ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Câu lệnh nổi bật hoặc câu lệnh được tạo sẵn luôn khả dụng và được cập nhật linh hoạt khi người dùng chuyển đổi giữa các thẻ sản phẩm. Hiện tại, AI Companion hỗ trợ việc đặt câu hỏi về Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Docs, Zoom Mail, Zoom Calendar và Liên hệ.

Những câu hỏi chung có thể được trả lời nếu quản trị viên đã bật Nội dung web. Các câu hỏi về tài liệu có thể được trả lời nếu quản trị viên đã bật tính năng Tải lên tệp cục bộ.

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính hoặc thiết bị di động.
2. Từ thẻ sản phẩm đang hoạt động, hãy nhấp hoặc chạm vào biểu tượng AI Companion .
3. Trong trường Gửi tin nhắn cho AI Companion hoặc nhập / để biết thêm thông tin, nhập từ khóa, cụm từ hoặc câu.
4. (Tùy chọn) Để có phản hồi chính xác hơn, hãy nhập “/” rồi chọn nguồn dữ liệu bạn muốn.
5. Nhấp hoặc nhấn vào biểu tượng gửi .

Sau đây là một số hành động có thể thực hiện trong bảng AI Companion:

Cách sử dụng bộ sưu tập kiến thức với AI Companion

Quản trị viên (admin) có thể tải lên các tài liệu và tệp tin đặc thù của tổ chức vào bộ sưu tập kiến thức [knowledge collections] trong AI Studio. Các bộ sưu tập này được sử dụng để truy xuất và tham chiếu thông tin liên quan khi AI Companion phản hồi các truy vấn trong bảng AI Companion.

Cách sử dụng:

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc thiết bị di động.
2. Từ một tab sản phẩm đang hoạt động, nhấp hoặc chạm vào biểu tượng AI Companion .
3. Nhập thêm từ khóa, cụm từ hoặc câu hỏi.
   Lưu ý: Xem thêm hướng dẫn định dạng câu lệnh AI Companion.
4. Nhấn hoặc chạm vào biểu tượng gửi .
5. (Tùy chọn) Trong ô nhập liệu của bảng AI Companion, nhấn biểu tượng hoặc nhập dấu “/”, sau đó chọn một bộ sưu tập từ danh sách Bộ sưu tập Kiến thức [Knowledge collections].
   Lưu ý: Bộ sưu tập được chọn sẽ được thêm vào câu lệnh AI Companion của bạn.
6. (Tùy chọn) Sau khi AI Companion trả về câu trả lời, bạn có thể di chuột qua số trích dẫn hoặc nhấn Show Sources để xem tệp cụ thể trong bộ sưu tập kiến thức đã được sử dụng để tạo câu trả lời.

Ghi chú:

• Quyền truy cập của bạn vào các bộ sưu tập kiến ​​thức được xác định bởi cài đặt quyền của quản trị viên tài khoản. AI Companion sẽ chỉ tham chiếu đến các bộ sưu tập đã được cấp quyền cho bạn dựa trên tài khoản, nhóm hoặc quyền truy cập cấp người dùng được chỉ định.

Cách thêm nội dung làm nguồn dữ liệu

Nếu được bật, người dùng có thể thêm nội dung hoặc sử dụng các nguồn dữ liệu có sẵn để nhận được phản hồi tốt hơn.

1. Đăng nhập vào ứng dụng Zoom Workplace trên máy tính.
2. Nhấp vào thẻ Trang chủ [Home] hoặc nhấp vào biểu tượng AI Companion từ thẻ bạn đang mở.
3. Trong hộp văn bản, nhập “/“  để thêm nguồn dữ liệu hoặc nhấp vào biểu tượng đính kèm tệp để thêm tệp, sau đó chọn nguồn dữ liệu bạn muốn.
   • Trò chuyện: Chọn một cuộc trò chuyện hoặc kênh từ danh sách hoặc sử dụng trường Tìm kiếm để nhập từ khóa.
   • Liên hệ: Chọn một hoặc nhiều liên hệ từ danh sách hoặc sử dụng trường Tìm kiếm để nhập tên liên hệ.
   • Zoom Mail: Chọn một hoặc nhiều email từ danh sách hoặc sử dụng trường Tìm kiếm để nhập từ khóa.
   • Zoom Meetings: Chọn một hoặc nhiều cuộc họp từ danh sách hoặc sử dụng trường Tìm kiếm để nhập từ khóa.
   • Google Drive / Office 365: Chọn một hoặc nhiều tệp từ danh sách hoặc sử dụng trường Tìm kiếm để nhập từ khóa.
     Lưu ý: Nguồn dữ liệu phải được bật để sử dụng tính năng này.
   • Tải lên tệp cục bộ: Chọn tệp từ thiết bị của bạn.
     Ghi chú:
     • Hiện hỗ trợ các định dạng PDF, DOCX, XLSX, PPTS, TXT, JSON, VTT với kích thước tối đa 5MB.
     • Phải bật tính năng Tải lên tệp cục bộ để sử dụng tính năng này.

Cách gửi góp ý về phản hồi của AI Companion

Khi nhận được phản hồi cho câu lệnh đã gửi, bạn có thể chọn biểu tượng phản hồi tốt hoặc biểu tượng phản hồi không tốt dưới phản hồi. Bạn cũng có quyền lựa chọn nhập góp ý chi tiết và quyết định xem có chia sẻ nội dung liên quan đến góp ý của mình với nhóm AI để cải thiện sản phẩm hay không.  

Một lựa chọn khác là sử dụng tùy chọn Gửi góp ý và chọn AI Companion làm Lĩnh vực sản phẩm.

Cách định dạng câu lệnh AI Companion

Khi bạn đưa thêm thông tin cụ thể vào câu lệnh, phản hồi do AI Companion tạo ra sẽ đầy đủ thông tin, hoàn thiện và giống với ý tưởng của bạn hơn.

Sau đây là bốn yếu tố quan trọng nhất để tạo câu lệnh AI Companion hiệu quả:

• Cụ thể và đưa ra bối cảnh: Cung cấp bối cảnh chi tiết và thông tin chính xác mà bạn đang tìm kiếm. Bao gồm cả lý do bạn yêu cầu thông tin đó và bạn muốn phản hồi như thế nào.
• Sử dụng hướng dẫn rõ ràng cho mục đích phân tích: Nêu cách bạn muốn AI Companion suy nghĩ về thông tin bạn đang nhắc đến. Bạn nên tóm tắt để trích xuất các điểm cụ thể hoặc để nhận được thông tin chi tiết. Câu lệnh càng rõ ràng, chất lượng phản hồi càng cao.
• Tận dụng thông tin cơ bản: Bao gồm thông tin cơ bản mới nhất về chủ đề để mô hình có cơ hội cung cấp thông tin chính xác nhất cho bạn.
• Yêu cầu loại đầu ra cụ thể: Dựa trên các thông tin khác mà bạn cung cấp, hãy đưa ra câu lệnh có nhiệm vụ rõ ràng để AI Companion có thể hoàn thành.