Sử dụng Zoom Paper trong cuộc họp giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu, cộng tác trực tiếp và kiểm soát quyền truy cập của người tham gia ngay trong Zoom Meetings. Thay vì chỉ chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp, bạn có thể dùng Zoom Paper để cùng chỉnh sửa, trao đổi nội dung và quản lý mức quyền xem hoặc cộng tác trong suốt buổi họp.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi đội nhóm cần làm việc trên cùng một tài liệu, ghi nhận ý kiến theo thời gian thực hoặc tiếp tục cho phép người tham gia truy cập tài liệu sau khi cuộc họp kết thúc. Trong bài viết này, Ngọc Thiên One sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Zoom Paper trong cuộc họp Zoom.
Yêu cầu sử dụng Zoom Paper trong cuộc họp
- Ứng dụng Zoom trên máy tính cho Windows, macOS hoặc Linux, phiên bản 7.0.0 trở lên
- Tính năng Zoom Paper đã được bật
- Cho phép người tham gia chia sẻ tài liệu trong cuộc họp đã được bật.
Cách chia sẻ tài liệu trong cuộc họp
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Zoom.
- Trong điều khiển cuộc họp, nhấp vào Hub (Trung tâm).
Lưu ý: Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, nhấp vào More (Thêm), sau đó Hub (Trung tâm). - Nhấp vào thẻ Zoom Paper.
- Tìm kiếm tài liệu mong muốn.
- Di chuột đến tài liệu, sau đó nhấp vào Share in meeting (Chia sẻ trong cuộc họp).
- Để người tham gia cuộc họp tiếp theo có quyền truy cập vào tài liệu này, hãy chọn mức độ quyền hạn mong muốn cho người tham gia:
- Can edit: Cho phép người tham gia chỉnh sửa và bình luận về tài liệu.
- Can comment: Cho phép người tham gia bình luận về tài liệu.
- Can view: Người tham gia chỉ có thể xem tài liệu.
- (Tùy chọn) Chọn hộp kiểm Keep signed-in meeting participants’ access to the document after the meeting ends (Giữ quyền truy cập tài liệu cho người tham gia cuộc họp đã đăng nhập sau khi cuộc họp kết thúc) để cho phép người tham gia duy trì quyền truy cập vào tài liệu.
- Nhấp vào Start collaborating (Bắt đầu cộng tác).
- Tài liệu này sẽ được chia sẻ với những người tham dự cuộc họp để xem xét và cùng nhau hợp tác.
Cách tạo tài liệu trong cuộc họp
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Zoom.
- Trong điều khiển cuộc họp, nhấp vào Trung tâm.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, nhấp vào Thêm, sau đó Trung tâm. - Nhấp vào Tạo để đồng chỉnh sửa, sau đó nhấp vào Zoom Paper.
Một tài liệu trống mới sẽ mở ra trong cuộc họp. - Thêm nội dung vào tài liệu.
- (Tùy chọn) Thay đổi quyền truy cập tài liệu của cộng tác viên của bạn theo mong muốn.
Cách quản lý quyền truy cập tài liệu trong cuộc họp
Khi chia sẻ tài liệu trong cuộc họp, bạn có thể cấp quyền cho những người tham gia cuộc họp khác để cộng tác trên tài liệu trong cuộc họp của mình.
- Tạo hoặc chia sẻ tài liệu hiện có.
- Ở góc trên bên phải của tài liệu, nhấn vào Chia sẻ.
- Dưới mục Cộng tác viên, quý vị thiết lập các quyền cho tài liệu ( Người chỉnh sửa, Người bình luận, Người xem), và liệu quyền truy cập là Tạm thời (quyền truy cập chỉ trong suốt cuộc họp) hay Vĩnh viễn (quyền truy cập vẫn còn sau khi cuộc họp kết thúc).
